Descripción del Proceso 11.2: Identificar los Riesgos
Definición del Proceso
El proceso 11.2 del área de conocimiento Gestión de los Riesgos del
Proyecto, es el proceso mediante el cual se determinan los riesgos que pueden
afectar al proyecto y se documentan sus características. Para la
identificación de los riesgos es
necesario realizar reuniones frecuentes entre los miembros del equipo del
proyecto, así como entrevistas con interesados claves del proyecto, de manera
de disponer de un amplio espectro de opiniones para no dejar por fuera ningún
riesgo potencial.
Aspectos destacados del Proceso 11.2 Identificar
los Riesgos
La identificación de riesgos es un proceso
iterativo debido a que permanentemente se pueden descubrir nuevos riesgos o los
existentes o ya identificados, pueden evolucionar a medida que el proyecto
avanza. A continuación algunos aspectos relativos al mismo:
- Los riesgos del proyecto se enfocan sobre los objetivos de alcance, tiempo y costo
- Para la identificación de riesgos es recomendable que participe el mayor número de personas involucradas con el proyecto
- La revisión y actualización del proceso debe ser permanente.
- El formato utilizado para identificar los riesgos debe permitir visualizar comparativamente el efecto relativo de un evento de riesgo con otros eventos
- El proceso debe promover un sentido de pertenencia y responsabilidad sobre los riesgos y sobre las acciones de respuesta asociadas
El proceso de planificación de la gestión de
riesgos hace uso o requiere como entrada el plan de gestión de proyecto,
tomando del mismo el apartado de plan de gestión de alcance, tiempo y costos.
A continuación se presenta los componentes de este
proceso y el flujograma de mismo.
Diagrama de Flujo del
Proceso 11.2 Identificar los Riesgos
Identificar los Riesgos:
Entradas
Las Entradas del proceso 11.2 son 11, las cuales se enumeran a
continuación en la siguiente tabla:
Entrada
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Origen/Procedencia
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Descripción
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1. Plan de Gestión de Riesgos
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Proceso 11.1
Planificar la Gestión de Riesgos
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Las entradas clave del plan de gestión de riesgos
al proceso Identificar los Riesgos son las asignaciones de roles y
responsabilidades, la provisión para las actividades de gestión de riesgos en
el presupuesto y en el cronograma, y las categorías de riesgo, que a veces se
expresan como una Estructura de Desglose del Riesgo
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2. Estimación de Costos de las Actividades
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Proceso 7.1
Estimar los Costos de las Actividades
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Las revisiones de la estimación de los
costos de las actividades son útiles para identificar los riesgos, ya que
proporcionan una evaluación cuantitativa del costo probable para completar
las actividades del cronograma, e idealmente están expresadas como un rango
cuya amplitud indica el o los grados de riesgo. La revisión puede dar como
resultado proyecciones que indiquen si la estimación es suficiente para
completar la actividad, o es insuficiente, en cuyo caso podría representar un
riesgo para el proyecto.
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3. Estimación de la Duración de las Actividades
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Proceso 6.4
Estimar las Duraciones de las Actividades
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Las revisiones de los estimados de la duración de las actividades
son útiles para identificar los
riesgos relacionados con los tiempos asignados para la realización
de las actividades o de todo el proyecto; la amplitud de rango de dichos
estimados también indica en este caso el o los grados relativos de riesgo.
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4. Línea Base del Alcance
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Proceso 5.3
Crear la EDT
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Los supuestos del proyecto se encuentran en el enunciado del alcance
del proyecto. La incertidumbre a nivel de los supuestos del proyecto debe
evaluarse como causas potenciales de riesgo. La EDT es una entrada crítica
para la identificación de riesgos ya que facilita la comprensión de los
riesgos potenciales tanto a nivel micro como macro. Los riesgos pueden
identificarse y luego rastrearse a nivel de resumen, de cuenta de control y/o
de paquete de trabajo. La EDT es una entrada crítica para la identificación
de riesgos ya que facilita la comprensión de los riesgos potenciales tanto a
nivel micro como macro. Los riesgos pueden identificarse y luego rastrearse a
nivel de resumen, de cuenta de control y/o de paquete de trabajo.
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5. Registro de Interesados
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Proceso 10.1
Identificar los Interesados
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La información acerca de los interesados será útil para solicitar
entradas para la identificación de riesgos, ya que esto asegurará que los
interesados clave, especialmente el cliente, sean entrevistados o participen
de otra manera durante el proceso Identificar los Riesgos.
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6. Plan de Gestión de Costos
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AC Gestión de los Costos del Proyecto
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El proceso Identificar los Riesgos requiere la comprensión del plan
de gestión de costos que forma parte del plan para la dirección del proyecto (AC
7.0). Por su naturaleza o estructura, el enfoque específico de la gestión de
costos del proyecto puede generar riesgos o moderarlos.
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7. Plan de Gestión del Cronograma
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AC Gestión del Tiempo del Proyecto
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El proceso Identificar los Riesgos también requiere la comprensión
del plan de gestión del cronograma que forma parte del plan para la dirección
del proyecto (AC 6.0). Por su naturaleza o estructura, el enfoque específico
de la gestión del cronograma del proyecto puede generar riesgos o moderarlos.
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8. Plan de Gestión de la Calidad
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Proceso 8.1
Planificar la Calidad
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El proceso Identificar los Riesgos también requiere la comprensión
del plan de gestión de calidad que forma parte del plan para la dirección del
proyecto. Por su naturaleza o estructura, el enfoque específico de la gestión
de la calidad del proyecto puede generar riesgos o moderarlos.
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9. Documentos del Proyecto
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Documentos del Proyecto
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Los documentos del proyecto incluyen, entre otros:
· el registro de
supuestos
· los informes de
desempeño del trabajo
· los informes sobre
el valor ganado
· los diagramas de red
· las líneas base
· otra información del
proyecto que resulte valiosa para la identificación de riesgos
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10. Factores Ambientales de la Empresa
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Empresa/Organización
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Los factores ambientales de la empresa que pueden influir en el
proceso Identificar los Riesgos incluyen, entre otros:
· la información
publicada, incluidas las bases de datos comerciales
· las investigaciones
académicas
· las listas de
control publicadas
· los estudios
comparativos
· los estudios
industriales
· las actitudes frente
al riesgo
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11. Activos de los Procesos de la Organización
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Empresa/Organización
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Los activos de los procesos de la organización que pueden influir en
el proceso Identificar los
Riesgos incluyen, entre otros:
· los archivos del
proyecto, incluidos los datos reales
· los controles de los
procesos de la organización y del proyecto
· las plantillas de
declaración de riesgos
· las lecciones
aprendidas
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Identificar los
Riesgos: Herramientas y Técnicas
La siguiente tabla presenta de forma resumida las herramientas y
técnicas que pueden ser aplicadas para el desarrollo de este proceso, solo una
en este caso:
Herramienta / Técnica
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Descripción
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1. Revisiones de la Documentación
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Puede efectuarse una revisión estructurada de la documentación del
proyecto, incluyendo los planes, los supuestos, los archivos de proyectos
anteriores, los contratos y otra información. La calidad de los planes, así
como la consistencia entre dichos planes y los requisitos y supuestos del
proyecto, pueden ser indicadores de riesgo en el proyecto.
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2. Técnicas de Recopilación de Información
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Algunos ejemplos de técnicas de recopilación de información
utilizadas en la identificación de riesgos son:
· Tormenta de ideas.
La meta de la tormenta de ideas es obtener una lista completa de los riesgos
del proyecto. Por lo general, el equipo del proyecto efectúa tormentas de
ideas, a menudo con un grupo multidisciplinario de expertos que no forman
parte del equipo. Bajo el liderazgo de un facilitador, se generan ideas
acerca de los riesgos del proyecto, ya sea por medio de una sesión
tradicional y abierta de tormenta de ideas, con ideas que aportan los
participantes, o en una sesión estructurada donde se utilizan técnicas de
entrevista masiva, tales como las técnicas de grupo nominal. Como marco de
referencia, pueden utilizarse categorías de riesgo, tales como una Estructura
de Desglose de Riesgos. Luego, los riesgos son identificados y categorizados
según su tipo, y sus definiciones son refinadas.
· Técnica Delphi. La
técnica Delphi es una manera de lograr un consenso de expertos. Los expertos
en riesgos del proyecto participan en esta técnica de forma anónima. Un
facilitador utiliza un cuestionario para solicitar ideas acerca de los
riesgos importantes del proyecto. Las respuestas son resumidas y luego
enviadas nuevamente a los expertos para que realicen comentarios adicionales.
En pocas rondas, mediante este proceso se puede lograr el consenso. La
técnica Delphi ayuda a reducir la distorsión en los datos y evita que
cualquier persona ejerza influencias inapropiadas en el resultado.
· Entrevistas. La
realización de entrevistas a los participantes experimentados del proyecto, a
los interesados y a los expertos en la materia puede ayudar a identificar los
riesgos.
· Análisis causal. El
análisis causal es una técnica específica para identificar un problema,
determinar las causas subyacentes que lo ocasionan y desarrollar acciones
preventivas.
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3. Análisis de la Lista de Control
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Las listas de control para identificación de riesgos pueden
desarrollarse basándose en la información histórica y el conocimiento
acumulado a partir de proyectos similares anteriores y otras fuentes de
información. También puede utilizarse como lista de control de riesgos el
nivel más bajo
de la estructura de desglose de riesgos. Si bien una lista de
control puede ser rápida y sencilla, es imposible elaborar una lista
exhaustiva. El equipo debe asegurarse de explorar elementos que no aparecen
en la lista de control. La lista de control debe revisarse durante el cierre
del proyecto para incorporar nuevas lecciones aprendidas y mejorarla para su
utilización en proyectos futuros.
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4. Análisis de Supuestos
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Cada proyecto y cada riesgo identificado se conciben y desarrollan
tomando como base un grupo de hipótesis, escenarios y supuestos. Este
análisis explora la validez de los supuestos según se aplican al proyecto.
Identifica los riesgos del proyecto debidos al carácter inexacto, inestable,
incoherente o incompleto de los supuestos.
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5. Técnicas de Diagramación
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Las técnicas de diagramación de riesgos pueden incluir:
· Diagramas de causa y
efecto. Estos diagramas también se conocen como diagramas de Ishikawa o
diagramas de espina de pescado y son útiles para identificar las causas de
los riesgos.
· Diagramas de flujo o
de sistemas. Estos diagramas muestran cómo se interrelacionan los diferentes
elementos de un sistema, y el mecanismo de causalidad.
· Diagramas de
influencias. Estos diagramas son representaciones gráficas de situaciones que
muestran las influencias causales, la cronología de eventos y otras
relaciones entre las variables y los resultados.
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6. Análisis DAFO
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Esta técnica examina el proyecto desde cada uno de los aspectos DAFO
(debilidades, amenazas, fortalezas y oportunidades) para aumentar el espectro
de riesgos identificados, incluyendo los riesgos generados internamente. La
técnica comienza mediante la identificación de las fortalezas y debilidades de
la organización, enfocándose ya sea en la organización del proyecto o bien en
aspectos comerciales en un sentido más amplio. A menudo, estos factores se
identifican utilizando la tormenta de ideas. El análisis DAFO identifica
entonces cualquier oportunidad y amenaza para el proyecto, procedentes respectivamente
de las fortalezas y debilidades de la organización. El análisis DAFO también
examina el grado en el que las fortalezas de la organización contrarrestan
las amenazas, y las oportunidades que pueden servir para superar las
debilidades.
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7. Juicio de Expertos
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Los expertos con experiencia apropiada, adquirida en proyectos o
áreas de negocio similares, pueden identificar los riesgos directamente. El
director del proyecto debe identificar a dichos expertos e invitarlos a
considerar todos los aspectos del proyecto, y a sugerir los posibles riesgos
basándose en sus experiencias previas y en sus áreas de especialización.
Deben tenerse en cuenta los prejuicios de los expertos en este proceso.
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Identificar los
Riesgos: Salidas
La siguiente tabla muestra la descripción de las salidas que se
generan del proceso 11.2
Salida
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Descripción
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Entrada al Proceso
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1. Registro de Riesgos
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Las salidas principales del proceso Identificar los Riesgos son las
entradas iniciales al registro de riesgos. El registro de riesgos contiene al
final los resultados de los demás procesos de gestión de riesgos a medida que
se llevan a cabo, dando como resultado un incremento en el nivel y tipo de
información contenida en el registro de riesgos conforme transcurre el
tiempo. La preparación del registro de riesgos
comienza en el proceso Identificar los Riesgos con la siguiente
información, y luego queda a disposición para otros procesos de la dirección
de proyectos y de Gestión de los Riesgos del Proyecto.
· Lista de riesgos
identificados. Los riesgos identificados se describen con un nivel de detalle
razonable. Puede aplicarse una estructura sencilla para los riesgos de la
lista, tal como: un EVENTO puede ocurrir, causando un IMPACTO, o Si tal
CAUSA, un EVENTO puede ocurrir, provocando un EFECTO. Además de la lista de
riesgos identificados, las causas de esos riesgos pueden volverse más
evidentes. Se trata de condiciones o eventos fundamentales que pueden dar
lugar a uno o más riesgos identificados. Deben registrarse y utilizarse para
apoyar la identificación futura de riesgos tanto para el proyecto en cuestión
como para otros proyectos.
· Lista de respuestas
potenciales. A veces pueden identificarse respuestas potenciales a un riesgo
durante el proceso Identificar los Riesgos. Estas respuestas, si se
identifican durante este proceso, pueden ser útiles como entradas para el
proceso Planificar la Respuesta a los Riesgos.
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Proceso 7.1
Estimar los Costos
Proceso 8.1
Planificar la
Calidad
Proceso 12.1
Planificar la
Adquisiciones
Proceso 11.3
Realizar el Análisis
Cualitativo de Riesgos
Proceso 11.4
Realizar el Análisis
Cuantitativo de Riesgos
Proceso 11.5
Planificar la Respuesta
a los Riesgos
Proceso 11.6
Monitorear y
Controlar los Riesgos
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