GESTIÓN DE LAS ADQUISICIONES DEL PROYECTO
Descripción del Proceso 12.1: Planificar las Adquisiciones
Definición del Proceso
El proceso 12.1 del área de conocimiento Gestión de las Adquisiciones del
Proyecto, consiste en documentar las decisiones de compra para el proyecto,
especificar la forma de hacerlo e identificar posibles vendedores. Permite
identificar qué necesidades del proyecto pueden o deben ser satisfechas
mediante la adquisición de productos, servicios o resultados fuera de la
organización del proyecto, y cuáles necesidades pueden ser satisfechas por el
propio equipo del proyecto. A continuación se presenta los componentes de este
proceso y el flujograma de mismo.
Aspectos destacados del Proceso 12.1 Planificar las
Adquisiciones
Este proceso implica determinar si es necesario obtener apoyo
externo, especificando qué se debe adquirir, como, cuanto y cuándo hacerlo. Los
procesos de esta área de conocimientos se deben ejecutar para cada uno de los
elementos que involucran adquisiciones, desde la planificación de la
adquisición hasta el cierre de la misma.
El proceso 12.1 Planificar las Adquisiciones, incluye
adicionalmente la posibilidad de considerar y proponer posibles vendedores, en
particular cuando el comprador desea ejercer alguna influencia y control sobre
las decisiones de compras del proyecto.
Diagrama de Flujo del
Proceso 12.1 Planificar las Adquisiciones
Entre los elementos claves que influyen de manera
determinante sobre la ejecución del proceso Planificar las Adquisiciones están
los procesos del área de conocimientos Gestión del Tiempo, en especial los
procesos 6.3 Estimar los Recursos de las Actividades y el proceso 6.5
Desarrollar el Cronograma. Igualmente, existe bidireccionalidad en la relación
entre estos procesos, ya que de la misma forma las decisiones tomadas en
relación a las adquisiciones tienen influencia sobre el cronograma y los
recursos que intervienen en las actividades del mismo.
El proceso Planificar las Adquisiciones incluye también la
consideración de los riesgos derivados de cada decisión de hacer o comprar.
También incluye revisar el tipo de contrato que se planea utilizar para mitigar
riesgos, a veces transfiriendo el riesgo al vendedor.
Planificar las
Adquisiciones: Entradas
Las Entradas del proceso 12.1 son 11, las cuales se enumeran a
continuación en la siguiente tabla:
Entrada
|
Origen/Procedencia
|
Descripción
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1. Línea Base del Alcance
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Proceso 5.3
Crear la EDT
|
La línea base del
alcance (Proceso 5.3) describe la necesidad, la justificación, los requisitos
y los límites actuales para el proyecto. Consta de los siguientes componentes:
· Enunciado del
alcance. El
enunciado del alcance del proyecto contiene la descripción del alcance del
producto, la descripción del servicio y del resultado, la lista de
entregables y los criterios de aceptación, así como información importante
relativa a incidentes técnicos que podrían impactar sobre la estimación de
costos. Algunos ejemplos de restricciones son fechas de entrega requeridas,
recursos especializados disponibles y políticas de la organización.
· EDT
· Diccionario de la
EDT. El
diccionario de la EDT y los enunciados del trabajo del proyecto (SOW)
relacionados proporcionan una identificación de los entregables y una
descripción del trabajo en cada componente de la EDT requerido para producir
cada entregable.
|
2. Documentación de Requisitos
|
Proceso 5.1
Recopilar Requisitos
|
La documentación de
requisitos puede incluir:
· Información
importante sobre los requisitos del proyecto, que se considerará durante la
planificación de las adquisiciones.
· Requisitos con
implicaciones contractuales y legales, que se tienen en cuenta al planificar las
adquisiciones y que pueden incluir aspectos relacionados con la salud, la
seguridad, el desempeño, el medio ambiente, los seguros, los derechos de
propiedad intelectual, la igualdad de oportunidad en el empleo, las licencias
y los permisos.
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3. Acuerdos para Trabajar en Equipo
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Empresa
Vendedores
|
Los acuerdos para
trabajar en equipo son acuerdos legales contractuales entre dos o más entidades
con el propósito de formar una sociedad o unión temporal de empresas (también
conocidos como consorcios), o algún otro tipo de acuerdo definido por las
partes. El acuerdo define los roles de comprador y vendedor para cada una de
las partes. Cuando la oportunidad comercial llega a su fin, también lo hace
el acuerdo para trabajar en equipo. Si este tipo de acuerdo se encuentra
vigente, el proceso de planificación para el proyecto es impactado
significativamente. Por lo tanto, cuando para un determinado proyecto existe
un acuerdo de equipo, los roles del comprador y del vendedor están prede-terminados
y, por lo general, los asuntos tales como el alcance del trabajo, los
requisitos de competencia y otros temas cruciales se definen con
anticipación.
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4. Registro de Riesgos
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Proceso 11.2
Identificar los Riesgos
|
El registro de
riesgos incluye información relacionada con los riesgos identificados, los
propietarios de éstos y las respuestas a los mismos (Proceso 11.2). El
Proceso 11.5 presenta la lista ajustada de riesgos identificados que incluye
las respuestas planificadas
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5. Acuerdos Contractuales Relacionados con los Riesgos
|
Proceso 11.5
Planificar la Respuesta a los Riesgos
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Los acuerdos
contractuales relacionados con los riesgos incluyen acuerdos por seguros,
garantías, servicios y otros temas, según corresponda, que son preparados
para especificar la responsabilidad de cada parte ante riesgos específicos
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6. Requisitos de Recursos de la Actividad
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Proceso 6.3
Estimar los Recursos de las Actividades
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Los requisitos de
recursos de las actividades contienen información sobre necesidades
específicas relacionadas, por ejemplo, con personas, equipos o ubicación
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7. Cronograma del Proyecto
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Proceso 6.5
Desarrollar el Cronograma
|
El cronograma del
proyecto contiene información sobre duraciones requeridas o fechas exigidas
relativas a los entregables
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8. Estimación de Costos de las Actividades
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Proceso 7.1
Estimar los Costos
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Las estimaciones de
costos determinadas durante la actividad de adquisición se utilizan para
evaluar cuán razonables son las ofertas y propuestas hechas por los
vendedores poten-ciales
|
9. Línea Base del Desempeño de Costos
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Proceso 7.2
Determinar el Presupuesto
|
La línea de base del
desempeño de costos proporciona información detallada sobre el presupuesto planificado
a lo largo del tiempo
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10. Factores Ambientales de la Empresa
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Empresa/Organización
|
Los factores
ambientales de la empresa que pueden influir en el proceso Planificar las
Adquisiciones incluyen, entre otros:
· las condiciones del
mercado
· los productos,
servicios y resultados que se encuentran disponibles en el mercado
· los proveedores,
incluyendo el desempeño pasado o su reputación
· los términos y
condiciones típicos para los productos, servicios y resultados, o para la
industria específica
· los requisitos
locales específicos
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11. Activos de los Procesos de la Organización
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Empresa/Organización
|
Los activos de los
procesos de la organización que influyen en el proceso Planificar las
Adquisiciones incluyen, entre otros:
· Las políticas,
procedimientos y pautas formales de adquisición. La mayoría de las
organizaciones cuentan con políticas formales de adquisición y organizaciones
de compra. En caso de no disponer de tal respaldo para las adquisiciones, el
equipo del proyecto deberá proporcionar tanto los recursos como la pericia
necesarios para llevar adelante dichas actividades.
· Los sistemas de
gestión que se tienen en cuenta para desarrollar el plan de gestión de las
adquisiciones y seleccionar los tipos de contratos que se usarán.
· Un sistema de
proveedores de niveles múltiples establecidos, con datos sobre vendedores
precalificados en función de su experiencia previa.
|
Planificar las
Adquisiciones: Herramientas y Técnicas
La siguiente tabla presenta de forma resumida las herramientas y
técnicas que pueden ser aplicadas para el desarrollo de este proceso:
Herramienta / Técnica
|
Descripción
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1. Análisis de Hacer o Comprar
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El análisis de hacer
o comprar es una técnica general de dirección utilizada para determinar si un
trabajo particular puede ser realizado de manera satisfactoria por el equipo
del proyecto o debe ser adquirido a fuentes externas. Es posible que la
organización del proyecto cuente con la capacidad necesaria, pero que la
misma se encuentre comprometida con otros proyectos, en cuyo caso el proyecto
en cuestión podría requerir que los esfuerzos sean suministrados por una
organización externa a fin de cumplir con los compromisos establecidos en el
cronograma.
Las restricciones al
presupuesto pueden influir en las decisiones de hacer o comprar. Si se decide
efectuar una compra, entonces también debe decidirse si se va a adquirir o
alquilar. Un análisis de hacer o comprar debe tener en cuenta todos los
costos relacionados, tanto directos como indirectos. Por ejemplo, el análisis
de la alternativa de compra incluye tanto los costos reales de compra del
producto como los costos indirectos correspondientes, relativos al proceso de
adquisición y al elemento comprado.
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2. Juicio de Expertos
|
A menudo, se
utilizará el juicio de expertos técnicos para evaluar las entradas y salidas
de este proceso. El juicio de expertos en compras también se puede utilizar
para desarrollar o modificar los criterios que se aplicarán en la evaluación
de las propuestas de los vendedores. El juicio de expertos legales puede
requerir los servicios de un abogado para colaborar con los aspectos,
términos y condiciones específicos de las adquisiciones. Dicho juicio,
incluyendo la experiencia comercial y técnica, puede aplicarse tanto a los
detalles técnicos de los productos, servicios o resultados adquiridos como a
los diferentes aspectos de los procesos de gestión de las adquisiciones.
|
3. Tipos de Contrato
|
Ver descripción de los tipos de contrato al
final del documento
|
Planificar las
Adquisiciones: Salidas
La siguiente tabla muestra la descripción de las salidas que se
generan del proceso 12.1
Salida
|
Descripción
|
Entrada al Proceso
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1. Plan de Gestión de las Adquisiciones
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El plan de gestión
de las adquisiciones describe cómo se gestionarán los procesos de adquisición,
desde la elaboración de los documentos de la adquisición hasta el cierre del
contrato. Este plan de gestión de las adquisiciones puede incluir directivas
para:
· los tipos de
contratos que serán utilizados,
· los asuntos
relacionados con la gestión de riesgos,
· determinar si se
utilizarán estimaciones independientes y si son necesarias como criterios de
evaluación,
· las acciones que el
equipo de dirección del proyecto puede implementar de forma unilateral si la
organización ejecutante dispone de un departamento de compras, contrataciones
o adquisiciones,
· los documentos de la
adquisición estandarizados, si fueran necesarios,
· la gestión de
múltiples proveedores,
· la coordinación de
las adquisiciones con otros aspectos del proyecto, tales como establecer el cronograma
e informar el desempeño,
· las restricciones y
suposiciones que podrían afectar las adquisiciones planificadas,
· el manejo de los
plazos requeridos para comprar elementos a los vendedores y la coordinación de
los mismos con el desarrollo del cronograma del proyecto,
· el manejo de las
decisiones de hacer o comprar, y la vinculación de las mismas con los
procesos Estimar los Recursos de las Actividades y Desarrollar el Cronograma,
· la determinación de
las fechas planificadas en cada contrato para los entregables del mismo y la
coordinación con los procesos Desarrollar el Cronograma y Controlar el
Cronograma,
· la identificación de
requisitos para obtener garantías de cumplimiento o contratos de seguros a fin
de mitigar algunas formas de riesgo del proyecto,
· el establecimiento
de instrucciones que se proporcionarán a los vendedores para desarrollar y mantener
una estructura de desglose del trabajo (EDT),
· la determinación de
la forma y el formato que se usarán para los enunciados del trabajo del contrato/relativo
a la adquisición,
· la identificación de
vendedores precalificados, si los hubiera, que se utilizarán,
· las métricas de
adquisiciones que se emplearán para gestionar contratos y evaluar vendedores.
Dependiendo de las necesidades del proyecto, un plan de gestión de las
adquisiciones puede ser formal o informal, muy detallado o formulado de
manera general. El plan de gestión de las adquisiciones es un componente
subsidiario del plan para la dirección del proyecto.
|
Proceso 4.2
Desarrollar el Plan para
la Dirección del Proyecto
Proceso 12.2
Efectuar las
Adquisiciones
|
2. Enunciados del Trabajo Relativo a Adquisiciones
|
El enunciado del
trabajo para cada adquisición se elabora a partir de la línea base del
alcance y sólo define la parte del alcance del proyecto que se incluirá
dentro del contrato en cuestión. Este tipo de enunciado describe el artículo
que se planea adquirir con suficiente detalle como para permitir que los
posibles vendedores determinen si están en condiciones de proporcionar los
productos, servicios o resultados requeridos. El nivel de detalle necesario
puede variar en función de la naturaleza del artículo, las necesidades del
comprador o la forma del contrato previsto. Un enunciado del trabajo puede
incluir la siguiente información: las especificaciones, la cantidad deseada,
los niveles de calidad, los datos de desempeño, el periodo de desempeño, el
lugar de trabajo y otros requisitos.
El enunciado del
trabajo relativo a adquisiciones se redacta de forma clara, completa y
concisa. Incluye una descripción de los servicios adicionales requeridos,
tales como informes de desempeño o soporte operativo para el artículo
adquirido después de finalizado el proyecto. En algunas áreas de aplicación,
existen requisitos específicos de contenido y formato para un enunciado del
trabajo relativo a adquisiciones. Cada artículo individual que se vaya a
adquirir requiere un enunciado del trabajo. Sin embargo, varios productos o
servicios pueden agruparse como un único artículo por adquirir dentro de un
solo enunciado del trabajo.
Este tipo de
enunciado puede ser revisado y refinado según sea necesario, a medida que el proceso
de adquisición avanza, hasta que se incorpora a un contrato firmado.
|
Documentos del
Proyecto
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3. Decisiones de Hacer o Comprar
|
Las decisiones de
hacer o comprar documentan las conclusiones relativas a los productos,
servicios o resultados que se adquirirán fuera de la organización del
proyecto y aquéllos que serán desarrollados internamente por el equipo del
proyecto. Esto también puede incluir decisiones de obtener pólizas de seguros
o contratos de garantías de cumplimiento a fin de tratar algunos riesgos
identificados. El documento de decisiones de hacer o comprar puede consistir
simplemente en una lista que incluya una justificación breve de las mismas.
Estas decisiones pueden ser modificadas a medida que las actividades de
adquisición subsiguientes indiquen la necesidad de un enfoque diferente.
|
Proceso 12.2
Efectuar las
Adquisiciones
|
4. Documentos de la Adquisición
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Los documentos de la
adquisición se utilizan para solicitar propuestas a posibles vendedores. Los términos
licitación, oferta o cotización generalmente se utilizan cuando la decisión
de selección del vendedor se basa en el precio (como cuando se compran
artículos comerciales o de tipo estándar), mientras que el término propuesta
generalmente se emplea cuando otras consideraciones, como la capacidad
técnica o el enfoque técnico, son primordiales. Entre los términos de uso
común para los diferentes tipos de documentos de la adquisición, se incluyen:
solicitud de información (RFI), invitación a licitación (IFB), solicitud de
propuesta (RFP), solicitud de cotización (RFQ), aviso de oferta, invitación a
la negociación y respuesta inicial del vendedor. La terminología específica a
las adquisiciones puede variar según la industria y la ubicación de la
adquisición.
El comprador
estructura los documentos de la adquisición para facilitar la elaboración de
una respuesta precisa y completa de parte de cada posible vendedor, así como
la fácil evaluación de las respuestas. Estos documentos incluyen una
descripción de la forma deseada de respuesta, del enunciado pertinente del
trabajo de la adquisición y de cualquier disposición contractual requerida. Cuando
se efectúan contrataciones con el gobierno, parte o la totalidad del
contenido y estructura de los documentos de la adquisición pueden estar
definidos por regulaciones.
La complejidad y el
nivel de detalle de los documentos de la adquisición deben ser coherentes con
el valor de la adquisición planificada y con los riesgos asociados a la
misma. Estos documentos deben ser suficientes para asegurar respuestas
coherentes y apropiadas, pero con flexibilidad adecuada para permitir la
consideración de las sugerencias de los vendedores acerca de mejores formas
de satisfacer los requisitos.
La emisión de una
solicitud de adquisición a posibles vendedores para presentar una propuesta u
oferta se realiza normalmente conforme a las políticas de la organización del
comprador; la solicitud puede ser publicada en periódicos, boletines
comerciales, registros públicos o Internet.
|
Proceso 10.1
Identificar a los
Interesados
|
5. Criterios de Selección de Proveedores
|
Los criterios de
selección se incluyen a menudo como parte de los documentos de solicitud de adquisiciones.
Dichos criterios se desarrollan y utilizan para calificar o evaluar las
propuestas de los vendedores, y pueden ser objetivos o subjetivos.
Los criterios de
selección pueden limitarse al precio de compra si el artículo que se va a
adquirir está fácilmente disponible a través de un cierto número aceptable de
vendedores. En este contexto, el precio de compra incluye tanto el costo del
artículo como cualquier gasto accesorio, como por ejemplo los gastos de
entrega.
Otros criterios de
selección pueden identificarse y documentarse para respaldar la evaluación en
el caso de productos, servicios o resultados más complejos. A continuación,
se muestran algunos ejemplos.
· Comprensión de la
necesidad. ¿En qué medida la propuesta del vendedor responde al enunciado del
trabajo relativo a la adquisición?
· Costo total o del
ciclo de vida. ¿El vendedor seleccionado producirá el costo total más bajo (costo
de compra más costo de operación)?
· Capacidad técnica.
¿El vendedor cuenta con las habilidades y conocimientos técnicos necesarios o
se puede esperar razonablemente a que los adquiera?
· Riesgo. ¿Qué nivel
de riesgo conlleva el enunciado del trabajo, qué proporción de ese riesgo será
asignado al vendedor seleccionado y de qué modo el vendedor mitigará el
riesgo?
· Enfoque de gestión.
¿El vendedor cuenta con los procesos y procedimientos de gestión necesarios para
asegurar el éxito del proyecto, o puede esperarse razonablemente que los
desarrolle?
· Enfoque técnico.
¿Las metodologías, técnicas, soluciones y servicios técnicos propuestos por el
vendedor cumplen con los requisitos de la documentación de adquisición, o es
probable que proporcionen más o menos que los resultados esperados?
· Garantía. ¿Qué
propone el vendedor para garantizar el producto final y durante qué periodo de
tiempo?
· Capacidad
financiera. ¿El vendedor cuenta con los recursos financieros necesarios, o
puede esperarse razonablemente que los obtenga?
· Capacidad de
producción e interés. ¿El vendedor tiene la capacidad y el interés para
cumplir con los posibles requisitos futuros?
· Tamaño y tipo de
negocio. ¿La empresa del vendedor se encuadra dentro de una categoría
específica de negocio, por ejemplo, una pequeña empresa, una empresa dirigida
por mujeres o una pequeña empresa desfavorecida, según la definición del
comprador o de acuerdo con lo establecido por una agencia gubernamental y
determinado como una condición para la adjudicación del contrato?
· Desempeño pasado de
los vendedores. ¿Cuál ha sido en el pasado la experiencia con los vendedores
seleccionados?
· Referencias. ¿El
vendedor puede proporcionar referencias de clientes anteriores que verifiquen
la experiencia laboral y el cumplimiento de los requisitos contractuales por
parte del vendedor?
· Derechos de
propiedad intelectual. ¿El vendedor reivindica los derechos de propiedad intelectual
en los procesos de trabajo o servicios que utilizará o en los productos que
generará para el proyecto?
· Derechos de
propiedad exclusiva. ¿El vendedor reivindica los derechos de propiedad exclusiva
en los procesos de trabajo o servicios que utilizará o en los productos que
generará para el proyecto?
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Proceso 12.2
Efectuar las
Adquisiciones
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6. Solicitudes de Cambio
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Las solicitudes de
cambio al plan para la dirección del proyecto, sus planes subsidiarios y
otros componentes se pueden derivar del proceso Planificar las Adquisiciones.
Las solicitudes de cambio se procesan para su revisión y tratamiento por
medio del proceso Realizar el Control Integrado de Cambios (Proceso 4.5).
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Proceso 4.5
Realizar el Control
Integrado de Cambios
|
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