Descripción del Proceso 6.1: Definir
las actividades del Proyecto
Definición del Proceso
Definir las Actividades
es el proceso que consiste en identificar las acciones específicas a ser
realizadas para elaborar los entregables del proyecto. Las acciones a ser desarrolladas se representan
como actividades, entendiéndose por actividad todo
componente del trabajo realizado en el
transcurso de un proyecto. El
proceso 5.3 Crear la EDT identifica los entregables
en el nivel más bajo de la estructura de desglose del trabajo (EDT), denominado
paquetes de trabajo. A partir de los
paquetes de trabajo se origina la descomposición en componentes
más pequeños llamados actividades; el conjunto de
actividades que se obtienen a partir de la descomposición de un paquete de
trabajo, representan todas las acciones que se deben llevar a cabo para
completar el paquete
de trabajo respectivo. Las
actividades proporcionan la base
para la estimación, planificación, ejecución, seguimiento y control del trabajo
del proyecto en todas las
demás áreas de conocimiento.
Diagrama de Flujo del
Proceso 6.1 Definir las Actividades
Definir
las Actividades
del Proyecto: Entradas
1.
Línea Base del Alcance: La
Línea Base del Alcance proviene del proceso 5.3 Crear la EDT. Es uno de
los componentes del Plan para la
Dirección del Proyecto, y está conformado por los siguientes elementos:
·
Declaración del Alcance del Proyecto
·
La EDT (Estructura de Desglose del Trabajo)
·
El Diccionario de la EDT
Este documento es muy importante en la definición de las actividades, ya
que es a partir del nivel de desglose en paquetes de trabajo donde se pueden
identificar las actividades.
2. Factores Ambientales de la Empresa : Entre
los factores ambientales de la empresa que pueden influir en el proceso 6.1 Definir las
Actividades, se encuentra el sistema de información de la gestión de proyectos o el software de dirección
de proyectos que utiliza la empresa u organización para gestionar los proyectos
(P.ej.: MS-Project).
3. Activos de los Procesos de la Organización : Los
activos de los procesos de la organización que pueden influir en el proceso 6.1 Definir
las Actividades incluyen, entre otras:
a.
Las políticas, procedimientos y lineamientos existentes, ya sean
formales o informales relacionados con la planificación de las actividades.
b. La base
de conocimiento de lecciones aprendidas.
Estos dos aspectos se refieren, en primer lugar, a
normativas o procedimientos internos de la organización utilizados comúnmente
en la planificación de las actividades de los proyectos. Algunas empresas las
tienen otras no. En segundo término, las bases de conocimiento de lecciones
aprendidas corresponden a los archivos históricos de proyectos anteriores
desarrollados por la organización. Esta información es importante para el
proceso 6.1, ya que el archivo histórico tiene información detallada sobre
trabajos similares concluidos de manera exitosa, por lo que esta experiencia
facilita la identificación de los elementos y actividades de un nuevo proyecto.
Definir las actividades del Proyecto:
Herramientas y Técnicas
1. Descomposición: La técnica de descomposición, tal como se aplica para definir las
actividades, consiste en subdividir los paquetes de trabajo del proyecto en
componentes más pequeños y más fáciles de manejar, denominados actividades.
2. Planificación Gradual: La planificación gradual es una forma de
planificación mediante elaboración gradual, donde se planifica en detalle el
trabajo que debe desarrollarse en el corto plazo y el trabajo futuro se
planifica a un nivel superior de la EDT. Se trata de una planificación progresiva.
3. Plantillas: Una plantilla es una lista de actividades
estándar o una parte de una lista de un proyecto anterior, que puede utilizarse como referencia para desarrollar la lista de actividades un nuevo proyecto.
4. Juicio de Expertos: Los miembros del
equipo del proyecto u otros expertos con experiencia y habilidad en el
desarrollo de declaraciones de alcance del proyecto detalladas, la EDT y los cronogramas del
proyecto, pueden aportar su experiencia para definir las actividades.
Definir las actividades del Proyecto: Salidas
1.
Lista de Actividades: Es la salida principal del proceso y consiste en una lista exhaustiva
que abarca todas las actividades del cronograma de los distintos paquetes de
trabajo, necesarias para ejecución del proyecto. La lista de actividades
incluye el identificador de la actividad y una descripción del alcance del
trabajo para cada actividad.
2.
Atributos de la Actividad : Los atributos de la actividad amplían la
definición de la actividad, e incluyen: el identificador de la actividad, el
identificador de la EDT
y el nombre de la actividad, los códigos de la actividad, la descripción de la
actividad, las actividades predecesoras, las actividades sucesoras, las
relaciones lógicas, los adelantos y los retrasos, los requisitos de recursos,
las fechas impuestas, las restricciones y los supuestos. Las duraciones, los
costos y los recursos se determinan en otros procesos.
3.
Lista de Hitos: Un hito es un punto o evento significativo dentro del proyecto. A
diferencia de una actividad, no consume recursos ni tiene duración. Los hitos
pueden ser obligatorios u opcionales, como los basados en la información
histórica.
Análisis
Crítico del Proceso 6.1 Definir las
Actividades
Entradas
El Diagrama de Flujo del proceso indica que la
entrada principal, sin la cual no se puede desarrollar el proceso, es la Línea
Base del Alcance, y en particular la EDT proveniente de 5.3 Crear la EDT. Los
elementos restantes de entrada pueden o no existir.
Herramientas
y Técnicas
Con respecto a las Herramientas y Técnicas, lo
ideal es que se aplique “de todo un poco”; pero tanto la técnica de
descomposición como la de planificación gradual requieren un alto componente de
Juicio de Expertos. La experiencia previa en proyectos, de personas
pertenecientes al equipo del proyecto o interesados con alta experticia
técnica, es determinante para la obtención de salidas de calidad de este
proceso. Finalmente, a manera de observación, cabe mencionar que el PMBOK v.4 señala
en el parágrafo 6.1.2.1 Descomposición,
que la EDT y la Lista de Actividades pueden desarrollarse de forma
simultánea. Si este es el caso, la EDT
está sujeta a ser modificada, por lo que debe existir una salida del proceso
6.1 bajo la forma de Actualización de los Documentos del Proyecto que
represente la actualización/modificación de la EDT.
Salidas
En mi criterio, las tres salidas del proceso
pudieran englobarse en una sola lista llamada ”Lista de Actividades e Hitos”. Los atributos
son inherentes a las actividades, por lo que no encuentro sentido a generar dos
listas, una con las actividades y otra con los atributos, que incluso pueden
tener elementos repetidos. Los hitos pueden presentarse separados en otra lista
o incluirse en la lista de actividades con una identificación especial. En la
lista definitiva de actividades del cronograma,
los hitos se reconocen por tener duración cero “0” y el MS-Project lo
identifica de manera especial. Todas las salidas de este proceso son entradas
de otros procesos de la misma Área de Conocimiento (Gestión del Tiempo del
Proyecto”
Descripción
del Proceso 6.2: Secuenciar las actividades del Proyecto
Definición del Proceso
Secuenciar las Actividades es el proceso que consiste en identificar y documentar las relaciones entre las actividades del proyecto. La secuencia de actividades se establece mediante relaciones lógicas. Cada actividad e hito, a excepción del primero y del último, se conecta con al menos un predecesor y un sucesor de manera de formar una red de actividades. La secuencia puede establecerse utilizando un software de gestión de proyectos o empleando técnicas manuales o automatizadas.
Diagrama de Flujo del Proceso 6.2
Secuenciar las Actividades
Secuenciar las Actividades: Entradas
1. Lista de Actividades, proveniente como salida del proceso 6.1 Definir las Actividades.
2. Atributos de la
Actividad : proveniente
como salida del proceso 6.1 Definir las Actividades
3. Lista
de Hitos: proveniente como salida del
proceso 6.1 Definir las Actividades.
4. Declaración del Alcance del Proyecto: La declaración del alcance del proyecto proviene
como salida del proceso 5.2 Definir el Alcance y contiene la descripción del
alcance del producto, que incluye las características del producto, aspecto que
puede afectar el establecimiento de la secuencia de las actividades, además de las
restricciones y supuestos del alcance.
5. Activos de los Procesos de la Organización : Entre los activos de los procesos de la
organización que pueden influir en el proceso 6.2 Secuenciar las Actividades,
se encuentra los archivos de proyectos provenientes de la base de conocimiento
de la empresa, que se utilizan en la metodología de planificación.
Secuenciar las
Actividades: Herramientas y Técnicas
1. Método
de Diagramación por Precedencia (PDM)
El
método de diagramación por precedencia (PDM) es una de las técnicas de
programación de redes que utiliza el método de la ruta crítica (CPM). Para
crear la red del cronograma del proyecto, se representan las actividades en casillas
o rectángulos, que contienen la información de cada actividad. Cada actividad
está contenida en un rectángulo y las relaciones entre las actividades se
representan mediante líneas con flechas que muestran las relaciones lógicas. Para
determinar la secuenciación de las actividades, existen cuatro tipos de
relaciones lógicas o dependencias posibles entre dos actividades, las cuales se
indican a continuación:
a.
Final - Inicio
(FI). El inicio de la
actividad sucesora depende de la finalización de la actividad predecesora.
b.
Final - Final
(FF). La finalización
de la actividad sucesora depende de la finalización de la actividad
predecesora.
c.
Inicio - Inicio
(II). El inicio de la
actividad sucesora depende del inicio de la actividad predecesora.
d.
Inicio - Final
(IF). La finalización
de la actividad sucesora depende del inicio de la actividad predecesora.
2. Determinación
de Dependencias
Para
definir la secuencia entre las actividades, se emplean tres tipos de
dependencias:
a.
Dependencias
obligatorias. Las
dependencias obligatorias son aquéllas requeridas por contrato, o inherentes a
la naturaleza del trabajo. El equipo del proyecto determina qué dependencias
son obligatorias durante el proceso de establecimiento de la secuencia de las
actividades. A veces se utiliza la expresión “lógica dura” para referirse a las
dependencias obligatorias.
b.
Dependencias
discrecionales. Son
dependencias determinadas por el equipo del proyecto con base en el
conocimiento de las mejores prácticas dentro de un área de aplicación
determinada. Se conocen como lógica preferida, lógica preferencial o lógica
blanda. Es una secuenciación adaptada a las necesidades y conveniencia del
proyecto, donde interviene la experiencia y el Juicio Experto.
c.
Dependencias
externas. Son
dependencias que están fuera del control del ente u organización que ejecuta el
trabajo.
3.
Aplicación de Adelantos y Retrasos
Los
Adelantos (Lead) y Retrasos (Lag) son espacios de tiempo que pueden ser
necesarios ubicar en la relación de dependencia entre dos actividades con el
fin de ajustar la condición de la red a ser viable y más cercana a la realidad.
La necesidad de colocar un Adelanto o Retraso en la relación entre dos actividades,
lo establece la naturaleza propia del trabajo que se realiza.
4.
Plantillas de Red del Cronograma
Son
plantillas normalizadas del diagrama de red del cronograma del proyecto, y
pueden abarcar todo o parte del cronograma. Son especialmente útiles cuando las
actividades de los paquetes de trabajo
de varios entregables del proyecto, son similares. Agilizan
considerablemente la elaboración de la red.
Secuenciar las Actividades: Salidas
1. Diagramas
de Red del Cronograma del Proyecto
El diagrama
de red del cronograma del proyecto es una representación esquemática de las
actividades del cronograma del proyecto y de sus relaciones lógicas, que se
determina utilizando las herramientas y
técnicas de este proceso. La elaboración del diagrama de red del cronograma del
proyecto puede hacerse en forma manual o mediante la utilización de un software
de gestión de proyectos. A las actividades de este diagrama se le deben
determinar las duraciones y asignarle recursos para pasar a conformar el cronograma
del proyecto
2. Actualizaciones
a los Documentos del Proyecto
Entre
los documentos del proyecto que pueden actualizarse, se incluyen, entre otros:
a.
las listas de actividades
b. los atributos de la actividad
c. el registro de riesgos
Análisis
Crítico del Proceso 6.2 Secuenciar las
Actividades del Proyecto
Entradas
El Diagrama de Flujo del proceso indica que el
principal aportador de insumos para este proceso, es el proceso 6.1 Definir las
Actividades, al punto que se puede señalar que el proceso 6.2 no se puede
iniciar si el proceso 6.1 no se ha concluido, lo cual resulta obvio. La
Declaración del Alcance del proyecto proveniente del proceso 5.2 Definir el
Alcance, debe haberse desarrollado bastante antes del proceso 6.1. No se
menciona entre las entradas, los Factores Ambientales de la Empresa, entre los
cuales debe destacar el sistema de información del proyecto.
Herramientas
y Técnicas
Varios aspectos caben mencionar aquí. En primer
lugar, los tipos de dependencias son los señalados en el punto 1, es decir,
Final-Inicio, Final-Final, Inicio-Inicio y Inicio-Final y no lo señalado en el
punto 2. Esto parece confundir, porque
se señala en el punto 2, que dependencias obligatorias, discrecionales y
externas son tipos de dependencias, cuando son más bien aspectos que influyen
en el establecimiento de las dependencias. Por otro lado, en mi criterio, el
Juicio de Expertos y la base de datos de lecciones aprendidas deben ser
herramientas presentes en este proceso y sin embargo no se mencionan.
Salidas
El producto final, prácticamente único, de este
proceso es el Diagrama de Red de Precedencia, elemento indispensable para el
desarrollo final del cronograma. Se hace poco énfasis en la utilización de
herramientas informáticas como software de administración de proyectos, para la
obtención de la red. En la actualidad resulta indispensable disponer de estas
herramientas para desarrollar la red y el cronograma.
CONCLUSIONES
1. Los Procesos 6.1 Definir
las Actividades del Proyecto y 6.2 Secuenciar las Actividades del Proyecto, están
íntimamente ligados y representan dos procesos muy importantes para la
definición del cronograma del proyecto, componente clave para el control y por
ende, del éxito del proyecto en términos de tiempo, costo y calidad.
2. Las salidas del proceso 6.1
Definir las Actividades del Proyecto son la base para el desarrollo de otras
áreas de conocimiento como gestión de costos, y de riesgos.
3. La salida del proceso 6.2
Secuenciar las Actividades del Proyecto, es el Diagrama de Red del Proyecto,
que viene a ser la conformación preliminar del cronograma del proyecto; esta
salida alimenta al proceso 6.5 Desarrollo del Cronograma del Proyecto.
La estructura de Entradas
- Herramientas y Técnicas - Salidas de los procesos de esta área de
conocimiento, estudiados hasta ahora, pueden ser aún modificados y mejorados.
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