Descripción del Proceso 7.3: Controlar los Costos del Proyecto
Definición del Proceso
El proceso 7.3 del área de conocimiento Gestión de los Costos del
Proyecto es el proceso mediante el cual se realiza seguimiento a la situación
del proyecto con el fin de mantener actualizado el presupuesto del mismo y
gestionar los cambios necesarios a la Línea Base de Costos.
Diagrama de Flujo del
Proceso 7.3 Controlar los Costos del Proyecto
Características del Proceso 7.3 Controlar los
Costos del Proyecto
·
La
actualización del presupuesto implica el registro de los costos reales en los
que se ha incurrido a una fecha dada de corte.
·
Las variaciones
de costos entre el valor planificado PV establecido en la Línea Base de Costos
y los costos reales se van registrando periódica y permanentemente a lo largo
de la ejecución del proyecto. Al superarse el umbral de control señalado en el
Plan de Gestión de los Costos, se empieza a revisar la situación, a analizar
las causas de las variaciones y a gestionar los cambios que se consideren
necesarios, los cuales se canalizan a
través del proceso 4.5 Realizar el Control Integrado de Cambios.
·
Gran parte del
esfuerzo de control de costos implica analizar la relación existente entre el
uso de los fondos destinados al proyecto y el trabajo real obtenido a cambio de
tales gastos.
·
Cualquier
cambio que sea necesario incorporar a la Línea Base de Costos deberá ser debidamente aprobada por la
instancia competente respectiva, luego de superar el desarrollo del proceso 4.5
Realizar el Control Integrado de Cambios.
·
El monitoreo de
los gastos de fondos del proyecto que no se relacionan con el trabajo
productivo, tiene poco significado para efectos del progreso del proyecto,
salvo la indicación de que los gastos se
mantienen dentro de los límites que establece el financiamiento aprobado.
Aspectos que
incluye el proceso de Control de Costos
El proceso de
seguimiento y control de los costos se debe realizar con los siguientes
propósitos:
- Influir en los factores que producen cambios en la línea base de costo.
- · Asegurarse de que todas las solicitudes de cambio se lleven a cabo de manera oportuna.
- · Gestionar los cambios reales cuando y conforme suceden.
- · Asegurarse de que los gastos no excedan el financiamiento autorizado para el proyecto, tanto por periodo como total.
- · Monitorear el desempeño de los costos para detectar y comprender las variaciones con respecto a la línea base aprobada de costo.
- · Monitorear el desempeño del trabajo con relación a los fondos en los que se ha incurrido.
- · Evitar que se incluyan cambios no aprobados en los informes sobre costos o utilización de recursos.
- · Informar a los interesados pertinentes acerca de todos los cambios aprobados y costos asociados.
- · Realizar acciones para mantener los sobrecostos previstos dentro de límites aceptables.
Controlar los Costos del Proyecto:
Entradas
Las Entradas del proceso 7.3 son 4, las cuales se enumeran a
continuación en la siguiente tabla:
Entrada
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Origen/Procedencia
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Descripción
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1. Plan para la Dirección del Proyecto
|
Proceso 4.2
|
El plan para la
dirección del proyecto obtenido a través del proceso 4.2, contiene la
siguiente información que se utiliza para controlar los costos:
· Línea base del
desempeño de costos. La línea base del desempeño de costos se compara con
los resultados reales para determinar si es necesario implementar un cambio,
o una acción preventiva o correctiva. Se obtuvo en el proceso 7.2
· Plan de gestión de
costos. El
plan de gestión de costos describe la forma en que se gestionarán y
controlarán los costos del proyecto.
|
2. Requisitos de Financiamiento del Proyecto
|
Proceso 7.2
|
Como parte del
proceso de control, como ya se indicó, se debe vigilar los gastos incurridos
a fin de que estos e mantengan dentro de los límites que permita el
financiamiento aprobado o autorizado.
Debemos recordar que los fondos totales
necesarios para efectos de financiamiento, son aquéllos incluidos en la línea
base de costo, más las reservas de gestión, si corresponde.
|
3. Información sobre el Desempeño del Trabajo
|
Proceso 4.3
|
La información sobre
el desempeño del trabajo incluye información sobre el avance del proyecto, tal
como los entregables iniciados, su avance y los entregables terminados. La
información también incluye los costos autorizados y aquéllos en los que se ha incurrido,
y estimaciones para completar el
trabajo del proyecto.
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4. Activos de los Procesos de la Organización
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Empresa/Organización
|
Los activos de los
procesos de la organización que pueden influir en el proceso Controlar los
Costos incluyen,
entre otros:
· las políticas,
procedimientos y lineamientos existentes, formales e informales, relacionados
con el control del los costos
· las herramientas
para el control de los costos
· los métodos de
seguimiento e información que se utilizarán
|
Las
entradas del proceso consisten en dos que provienen del proceso 7.2 Determinar
el Presupuesto: una de manera directa los requisitos de financiamiento y otra
de forma indirecta: la Línea Base de Desempeño de los Costos a través del Plan
para la Dirección del Proyecto. La otra entrada importante es la Información
del Desempeño del Trabajo, ya que sin esta información no se puede efectuar la
comparación de la ejecutado real con respecto del trabajo planificado.
Controlar los Costos del Proyecto:
Herramientas y Técnicas
La siguiente tabla presenta de forma resumida
las herramientas y técnicas que pueden ser aplicadas para el desarrollo de este
proceso:
Herramienta / Técnica
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Descripción
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1. Gestión del Valor Ganado
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La Gestión del
Valor Ganado (EVM) es una técnica de gestión de
proyectos que
permite controlar la ejecución de un proyecto a través de
su presupuesto y de su
calendario de ejecución. Integra las mediciones del alcance del proyecto,
costo y cronograma para ayudar al equipo de dirección del proyecto a evaluar
y medir el desempeño y el avance del proyecto.
Compara la cantidad
de trabajo completada y el costo real incurrido, a una fecha de corte
preestablecida, con el presupuesto inicial del proyecto incluido en el Plan
de Gestión de los Costos como Línea Base, con el fin de calcular diversos
índices e indicadores que permiten
tener una idea del estado actual del proyecto, tanto desde el punto de vista
financiero como de ejecución física. Permite igualmente realizar proyecciones
en base al estado actual del proyecto, para disponer de estimados actuales de
los costos y plazo probable ara terminar el proyecto. Los aspectos claves de la
gestión del valor ganado son:
·
Se
obtiene una medida de cuánto trabajo se ha realizado y cuanto queda para
finalizar el proyecto.
·
Extrapolando
a partir del esfuerzo invertido en el proyecto, se pueden estimar los
recursos necesarios para finalizar el proyecto.
·
Se puede estimar en cuanto tiempo
se completaría el proyecto si se mantienen las condiciones que prevalecen
durante su ejecución hasta la fecha de corte o por el contrario, si se logra
encauzar el desempeño ajustándolo al plan previsto.
·
Permite
proyectar el costo
total del proyecto
a la terminación.
· La EVM puede
aplicarse a cualquier tipo de proyecto, en cualquier tipo de industria.
La EVM establece y
monitorea tres parámetros clave para cada paquete de trabajo y cada cuenta de
control, sobre los cuales se determinan y calculan todos los indicadores de
gestión:
Valor planificado
·
El
valor planificado (PV) es el presupuesto autorizado asignado al trabajo que
debe ejecutarse para completar una actividad o un componente de la estructura
de desglose del trabajo.
·
El monto total del PV se conoce como Línea Base de Desempeño de los Costos y
también se conoce como presupuesto hasta la conclusión (BAC).
· Para efectos del control de costos, el Valor Planificado es el costo del trabajo
presupuestado para una actividad, paquete de trabajo, componente EDT o para
todo el proyecto, a una fecha o período de análisis determinado.
· También se identifica
por sus siglas en inglés como BCWS (Budgeted Cost of Work Scheduled) o Costo
Presupuestado del Trabajo Programado.
Valor ganado
· El valor ganado (EV)
es el costo presupuestado del trabajo ejecutado a una fecha o período de
análisis determinado para una actividad, paquete de trabajo, componente EDT o
para todo el proyecto.
· Como el EV hace
referencia al costo presupuestado, debe corresponderse con la Línea Base del
PV y nunca podrá ser mayor que este.
· El término EV se usa
a menudo para describir el porcentaje completado de un proyecto.
· Deben establecerse
criterios de medición del avance para cada componente de la EDT, con objeto
de medir el trabajo en curso.
· Tanto los valores
incrementales del EV, como el total acumulado, es objeto de permanente
seguimiento por parte de los directores de proyecto, con el fin de establecer
las tendencias de desempeño a largo plazo.
· También se
identifica por sus siglas en inglés
BCWP (Budgeted Cost of Work Performed) o Costo Presupuestado del Trabajo
Ejecutado.
Costo real
· El costo real (AC)
es el costo total del trabajo ejecutado a una fecha o período de análisis
determinado para una actividad, paquete de trabajo, componente EDT o para el
total del proyecto.
· Es el costo total en
el que se ha incurrido para llevar a cabo el trabajo medido por el EV.
· El AC debe
corresponderse, por su definición, con lo que haya sido presupuestado para el
PV y medido para el EV.
· El AC no tiene
límite superior; es decir, puede ser mayor que el PV, de hecho ea es una de
sus mayores ventajas. Se medirán, por lo tanto, todos los costos en los que
se incurra para obtener el EV.
· Se conoce también
por sus siglas en inglés ACWP (Actual Cost of Work Performed), o Costo Actual
del Trabajo Ejecutado.
Por medio del EVM se
obtienen los siguientes indicadores e índices de desempeño:
Variación del
cronograma (SV):
· La variación del
cronograma SV (Schedule Variance) es una medida del desempeño del cronograma
en un proyecto a una fecha dada de corte o período de análisis.
· Es igual al valor
ganado (EV) menos el valor planificado (PV): SV = EV – PV.
· En la EVM, la
variación del cronograma es una métrica útil, ya que puede indicar un retraso
del proyecto con respecto a la línea base del cronograma.
· La variación del
cronograma, en la EVM, finalmente será igual a cero cuando se complete el
proyecto, porque ya se habrán ganado todos los valores planificados.
· En la EVM, las
variaciones del cronograma se emplean mejor en conjunto con la planificación
según el método de la ruta crítica (CPM) y la gestión de riesgos.
Variación del costo
(CV)
· La variación del
costo CV (Cost Variance) es una medida del desempeño del costo en un proyecto
a una fecha dada o período de análisis.
· Es igual al valor
ganado (EV) menos los costos reales (AC):
CV = EV – AC
· La variación del
costo al final del proyecto será la diferencia entre el presupuesto hasta la
conclusión (BAC) y la cantidad realmente gastada.
· En la EVM, la CV es
particularmente crítica porque indica la relación entre el desempeño real y
los costos gastados.
· En la EVM, una CV
negativa con frecuencia no es recuperable para el proyecto.
Los indicadores de
variación pueden convertirse en índices de eficiencia con el fin de hacer
comparable el desempeño del proyecto con el de otros proyectos dentro de un
programa o portafolio. Los índices de rendimiento de costos y tiempo son los
siguientes:
Índice de desempeño
del cronograma (SPI)
· El índice de
desempeño del cronograma SPI (Schedule Performance Index) es una medida del
avance logrado en un proyecto en comparación con el avance planificado, a una
fecha dada o período de análisis. Es el índice de eficiencia del cronograma.
· Se utiliza en
combinación con el índice de desempeño del costo (CPI) para proyectar las
estimaciones finales de conclusión del proyecto.
· Un valor de SPI
inferior a 1.0 indica que la cantidad de trabajo efectuada es menor a la
prevista.
· Un valor de SPI
superior a 1.0 indica que la cantidad de trabajo efectuada es mayor a la
prevista.
· Puesto que el SPI
mide todo el trabajo del proyecto, el desempeño en la ruta crítica también
debe analizase, para determinar si el proyecto terminará antes o después de
la fecha de finalización programada.
· El SPI es igual a la
razón entre el EV y el PV. Ecuación: SPI = EV/PV.
Índice de desempeño
del costo (CPI)
· El índice de
desempeño del costo CPI (Cost Performance Index) es una medida del valor del
trabajo completado (EV), en comparación con el costo o avance reales del
proyecto (AC) a una fecha dada o período de análisis.
· Se considera la
métrica más importante de la EVM y mide la eficacia de la gestión del costo
para el trabajo completado.
· Un valor de CPI
inferior a 1.0 indica un sobrecosto con respecto al trabajo completado.
· Un valor de CPI
superior a 1.0 indica un costo inferior con respecto al desempeño a la fecha.
· El CPI es igual a la
razón entre el EV y el AC. Ecuación: CPI = EV/AC.
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2. Proyecciones
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El principal
indicador utilizado para efectuar una proyección del costo del proyecto es el
EAC (Estimate at Completion) que no necesariamente va a permanecer igual
al BAC (Budget at Completion) obtenido al comienzo del
proyecto; más bien lo usual es que ambos indicadores vayan difiriendo conforme
avanza el proyecto. Dependiendo de la naturaleza de la variación y del
análisis del estado del proyecto, existen varias formas de calcular el EAC.
Los siguientes son aspectos relevantes con respecto a la determinación
del EAC:
· Cuando resulta
evidente que el BAC ya no es viable, el director del proyecto debe proyectar
una EAC.
· La proyección de una
EAC implica hacer estimaciones o predicciones de condiciones y eventos
futuros para el proyecto, basadas en la información y el conocimiento
disponibles en el momento de realizar la proyección.
· Las proyecciones se
generan, se actualizan y se emiten nuevamente basándose en la información
sobre el desempeño del trabajo, suministrada conforme el proyecto se ejecuta.
· La información sobre
el desempeño del trabajo trata sobre el desempeño anterior del proyecto y
cualquier información que pudiera causar algún impacto sobre el proyecto en
el futuro.
· Las EAC se basan
normalmente en los costos reales en los que se ha incurrido para completar el
trabajo, más una estimación hasta la conclusión (ETC) para el trabajo
restante.
Las siguientes son
las formas de calcular la EAC, básicamente tres métodos: usando el
presupuesto restante, usando el índice de rendimiento de costos o realizando
una nueva estimación:
Con relación al Caso
5, es responsabilidad del equipo del proyecto predecir las situaciones que
pueden presentarse al realizar la ETC, en función de su experiencia a la
fecha. El método más común de proyección para obtener la ETC es la suma ascendente
manual, similar al utilizado en el proceso 7.1 para estimar el costo inicial
del proyecto. El método de suma ascendente va a basar en este caso en los
costos reales y en la experiencia adquirida a partir del trabajo completado y
conduce al final a la obtención de una nueva estimación para el trabajo
restante del proyecto.
A continuación se
describen los tres casos de determinación
de la EAC de cálculo inmediato, indicados en el cuadro anterior, que
no consideran una nueva estimación de costos por el trabajo restante:
Caso 2: Proyección
de la EAC basada en el trabajo correspondiente a la ETC, realizado según la proporción
presupuestada. Este
método de EAC toma en cuenta el desempeño real del proyecto a la fecha (ya
sea favorable o desfavorable), representado por los costos reales, y prevé
que el trabajo restante se llevará a cabo de acuerdo con el presupuesto original.
Considera que las variaciones ocurridas no son típicas, por lo tanto el
desempeño del proyecto se ajustará en el futuro, a lo previsto inicialmente.
Cuando se acepta una condición como esta, se debe sustentar con un análisis
de riesgo del proyecto.
Caso 3: Proyección
de la EAC basada en el trabajo correspondiente a la ETC, realizado según el
CPI actual. Este
método supone que lo que el proyecto ha experimentado a la fecha continúe en
el futuro. Se supone que el trabajo correspondiente a la ETC se realizará
según el mismo índice de desempeño del costo (CPI) acumulativo en el que el
proyecto ha incurrido a la fecha. Asume que las variaciones ocurridas a la
fecha del análisis, son típicas y por lo tanto seguirán ocurriendo, de manera
que el índice de desempeño continuará siendo del mismo orden que el actual.
Caso 4: Proyección
de la EAC basada en el trabajo correspondiente a la ETC, realizado
considerando ambos factores (SPI y CPI). En esta proyección, el trabajo
correspondiente a la ETC se realizará según una proporción de eficiencia que
toma en cuenta tanto el índice de desempeño del costo como el índice de
desempeño del cronograma. Supone un desempeño de costos negativo a la fecha y
la necesidad de que el proyecto se comprometa firmemente a respetar el
cronograma. El producto de los índices CPI y SPI se conoce como CSI
(Cost-Schedule Index) o índice de Costo-Cronograma y es un indicativo de la
probabilidad de que el proyecto se complete dentro del plazo del cronograma y
dentro del presupuesto.
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3. Índice de Desempeño del Trabajo por Completar
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El índice de
desempeño del trabajo por completar (TCPI) es la proyección calculada del
desempeño del costo que debe lograrse para el trabajo restante, con el
propósito de cumplir con una meta de gestión especificada, tal como el BAC o
la EAC. Si resulta evidente que el BAC ya no es viable, el director
del proyecto
proyecta una estimación a la conclusión (EAC). Una vez aprobada, la EAC
reemplaza efectivamente el BAC como meta de desempeño del costo. La ecuación
para el TCPI basada en el BAC es:
Cuando el CPI es
menor que 1.00 todo el trabajo restante se deberá realizar en el rango que
indiqué el TCPI para poder terminar en el plazo, es decir, el CPI deberá
ubicarse al nivel del TCPI por lo que resta de trabajo.
Cuando el equipo del
proyecto determina que el BAC ya no es viable, se debe estimar un EAC de
acuerdo a los métodos antes señalados. Una vez calculado y aprobado este
estimado, el proyecto utilizará el nuevo valor de la EAC que reemplazará al
BAC en el cálculo de los fondos disponibles. La fórmula del TCPI queda de la
siguiente manera:
En este caso, el
valor del TCPI necesariamente va a estar por debajo de la Línea Base inicial,
es decir, por debajo de 1.00, pero este sería el valor del CPI para terminar
aún dentro del plazo, ya que el trabajo planificado sigue siendo el mismo.
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4. Revisiones del Desempeño
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Las revisiones del
desempeño comparan el desempeño del costo a lo largo del tiempo, las actividades
del cronograma o los paquetes de trabajo que exceden el presupuesto o que
están por debajo de éste, y los fondos estimados para completar el trabajo en
ejecución. Si se utiliza la EVM, se puede determinar la siguiente
información:
Análisis de
variación. El
análisis de variación utilizado en la EVM compara el desempeño real del proyecto
con respecto al desempeño planificado o esperado. Las variaciones que se
analizan más frecuentemente son las relativas al costo y al cronograma.
Análisis de
tendencias. El
análisis de tendencias analiza el desempeño del proyecto a lo largo del tiempo
para determinar si está mejorando o se está deteriorando. Las técnicas de
análisis gráfico son valiosas pues permiten comprender el desempeño a la
fecha y compararlo con las metas de desempeño futuras, en forma de BAC con
respecto a la EAC y de fechas de finalización.
Desempeño del Valor Ganado. La gestión del valor
ganado compara la Línea Base con el cronograma actualizado y el desempeño de
los costos.
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5. Análisis de Variación
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Las mediciones del
desempeño del costo (CV, CPI) se utilizan para evaluar la magnitud de
variación con respecto a la línea base original de costo. Los aspectos
importantes del control de los costos del proyecto incluyen la determinación
de la causa y del grado de variación con relación a la línea base del
desempeño de costos determinada en el proceso 7.2 y la decisión de la
necesidad de aplicar o no acciones preventivas o correctivas. El rango de
porcentaje de variaciones aceptables tenderá a disminuir conforme el trabajo
efectuado avanza. A medida que el proyecto se acerca a su conclusión, el
mayor porcentaje de variación permitida al inicio del proyecto puede
disminuir.
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6. Software de Gestión
de Proyectos
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El software de
gestión de proyectos es muy útil para monitorear las tres parámetros
fundamentales de la gestión del valor ganado, EVM (PV, EV y AC) para
representar gráficamente tendencias y proyectar un rango de resultados
finales posibles para el proyecto.
|
Controlar
los Costos del Proyecto: Salidas
La siguiente tabla muestra la descripción de las salidas que se
generan del proceso 7.3:
Salida
|
Descripción
|
Entrada al Proceso
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1.
Mediciones del
Desempeño del Trabajo
|
Los valores
calculados del CV, SV, CPI y SPI para los componentes de la EDT, en
particular los paquetes de trabajo y las cuentas de control, se documentan y
comunican a los interesados.
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Proceso 10.5
Informar el Desempeño
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2. Proyecciones del Presupuesto
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El valor de una EAC
calculada por fórmula o de una EAC obtenida por estimación ascendente, debe
documentarse y comunicarse a los interesados.
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Proceso 10.5
Informar el Desempeño
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3. Actualizaciones a los Activos de los Procesos de la
Organización
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Entre los activos de
los procesos de la organización que pueden actualizarse, se incluyen:
· Las causas de las
variaciones
· Las acciones
correctivas seleccionadas y la razón de su selección
· Otros tipos de
lecciones aprendidas procedentes del control de costos del proyecto
|
Empresa/Organización
(retorno)
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4. Solicitudes de Cambio
|
El análisis del
desempeño del proyecto puede dar lugar a una solicitud de cambio a la línea base
del desempeño de costos o de otros componentes del plan para la dirección del
proyecto. Las
solicitudes de
cambio pueden incluir acciones preventivas o correctivas y se procesan para
su revisión y tratamiento por medio del proceso Realizar el Control Integrado
de Cambios.
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Proceso 4.5 Realizar
el Control Integrado de Cambios
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5. Actualizaciones al Plan para la Dirección del Proyecto
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Entre los elementos
del plan para la dirección del proyecto que pueden actualizarse, se
encuentran:
· Línea base del
desempeño de costos. Los cambios a la línea base del desempeño de costos se
incorporan en respuesta a los cambios aprobados del alcance, de los recursos
de las actividades o de las estimaciones de costos. En algunos casos, las
variaciones del costo pueden ser tan importantes que se torna necesario
revisar la línea base de costo para proporcionar una base realista para la
medición del desempeño.
· Plan de gestión de
costos.
|
Proceso 4.2
Desarrollar el Plan para la Dirección del Proyecto (retorno)
|
6. Actualizaciones a los Documentos del Proyecto
|
Entre los documentos
del proyecto que pueden actualizarse, se incluyen:
· Las estimaciones de
costos
· Base de las estimaciones
|
Documentos del Proyecto
|
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