Descripción del Proceso 11.1: Planificar la Gestión de Riesgos
Definición del Proceso
El proceso 11.1 del área de conocimiento Gestión de los Riesgos del
Proyecto, es el proceso mediante el cual se define como realizar las
actividades de gestión de riesgos para un proyecto. El área de conocimientos está compuesta por seis
procesos siendo el proceso de planificación el primero de ellos del cual
depende en gran medida la posibilidad de aplicación correcta de los otro cinco.
Una adecuada y bien elaborada planificación es muy importante en este caso. A continuación
se presenta los componentes de este proceso y el flujograma de mismo.
Diagrama de Flujo del
Proceso 11.1 Planificar la Gestión de Riesgos
Aspectos destacados del Proceso 11.1 Planificar
la Gestión de Riesgos
La planificación de los riesgos es el proceso
básico del área de conocimiento “Gestión
de los Riesgos”. A continuación algunos aspectos relativos al mismo:
·
Es la base para
el desarrollo y aplicación de los otros cinco procesos
·
Permite estimar
los recursos y tiempo necesarios para las actividades de gestión de riesgos del
proyecto.
·
Permite
establecer una base de evaluación de
riesgos.
·
La
planificación de la gestión de riesgos
debe iniciarse tan pronto se concibe el proyecto y terminarse en las fases
tempranas de la planificación.
·
Permite que la
gestión de riesgos tenga un nivel, tipo y visibilidad en proporción acorde a la
magnitud de los riesgos y al tamaño e importancia del proyecto.
Los riesgos del proyecto se enfocan sobre los
objetivos del proyecto en cuanto a alcance, tiempo y costos. Por este motivo,
el proceso de planificación de la gestión de riesgos hace uso o requiere como
entrada el plan de gestión de proyecto, tomando del mismo el apartado de plan
de gestión de alcance, tiempo y costos.
Planificar la Gestión de
Riesgos: Entradas
Las Entradas del proceso 11.1 son 6, las cuales se enumeran a
continuación en la siguiente tabla:
Entrada
|
Origen/Procedencia
|
Descripción
|
1. Enunciado del Alcance del Proyecto
|
Proceso 5.2
Definir el Alcance
|
El enunciado del alcance del proyecto brinda
una percepción clara de la variedad de posibilidades asociadas con el
proyecto y sus entregables, y establece el marco para definir el nivel de
importancia que puede adquirir finalmente el esfuerzo de gestión de riesgos.
|
2. Plan de Gestión de Costos
|
Proceso 7.2
Determinar el Presupuesto
|
El plan de gestión de los costos del proyecto define la forma en que
se informarán y utilizarán los presupuestos para la cobertura de riesgos, las
contingencias y las reservas de gestión.
|
3. Plan de Gestión del Cronograma
|
Proceso 6.5
Desarrollar el Cronograma
|
El plan de gestión del cronograma define la forma en que se
informarán y evaluarán las contingencias del cronograma.
|
4. Plan de Gestión de las Comunicaciones
|
Proceso 10.2
Planificar las Comunicaciones
|
El plan de gestión de las comunicaciones define las interacciones
que ocurrirán a lo largo del proyecto y determina quién estará disponible
para hacer circular la información sobre los diversos riesgos y sus respuestas
en diferentes momentos (y ubicaciones).
|
5. Factores Ambientales de la Empresa
|
Empresa/Organización
|
Los factores ambientales de la empresa que pueden influir en el
proceso Planificar la Gestión de Riesgos incluyen, entre otros, las actitudes
y tolerancias respecto al riesgo que describen el nivel de riesgo que una
organización soportará.
|
6. Activos de los Procesos de la Organización
|
Empresa/Organización
|
Los activos de los procesos de la organización que pueden influir en
el proceso Planificar la Gestión de Riesgos incluyen, entre otros:
· las categorías de
riesgo
· las definiciones
comunes de conceptos y términos
· los formatos de
declaración de riesgos
· las plantillas
estándar
· los roles y las
responsabilidades
· los niveles de
autoridad para la toma de decisiones
· las lecciones
aprendidas
· los registros de los
interesados, que son también activos críticos que deben revisarse como
componentes para establecer planes eficaces de gestión de riesgos
|
Planificar la
Gestión de Riesgos: Herramientas y Técnicas
La siguiente tabla presenta de forma resumida
las herramientas y técnicas que pueden ser aplicadas para el desarrollo de este
proceso, solo una en este caso:
Herramienta / Técnica
|
Descripción
|
1. Reuniones de Planificación y Análisis
|
Los equipos del proyecto celebran reuniones de planificación para
desarrollar el plan de gestión de riesgos. Los participantes de estas
reuniones pueden ser, entre otros, el director del proyecto, miembros del
equipo del proyecto e interesados seleccionados, cualquier persona de la
organización con la responsabilidad de gestionar la planificación y ejecución
de actividades relacionadas con los riesgos, así como otras personas, según
sea necesario. En estas reuniones, se definen los planes a alto nivel para
efectuar las actividades de gestión
de riesgos. Se desarrollarán los elementos de costo de la gestión de
riesgos y las actividades del cronograma, para incluirlos en el presupuesto y
el cronograma del proyecto, respectivamente. Se establecerán o se revisarán
las metodologías para la aplicación de las reservas para contingencias en materia
de riesgos. Se asignarán las responsabilidades de gestión de riesgos. Se
adaptarán para su
uso en el proyecto específico las plantillas generales de la
organización para las categorías de riesgo y las definiciones de términos,
tales como los niveles de riesgo, la probabilidad por tipo de riesgo, el impacto
por tipo de objetivo y la matriz de probabilidad e impacto. Si no existen
plantillas para otras etapas del proceso, podrán generarse durante estas reuniones.
Las salidas de estas actividades se resumirán en el plan de gestión de
riesgos.
|
Planificar la
Gestión de Riesgos:
Salidas
La siguiente tabla muestra la descripción de las salidas que se
generan del proceso 11.1
Salida
|
Descripción
|
Entrada al Proceso
|
1. Plan de Gestión
de Riesgos
|
El plan de gestión de riesgos describe la manera en que se
estructurará y realizará la gestión de riesgos en el proyecto. Pasa a ser un
subconjunto del plan para la dirección del proyecto. El plan de gestión de
riesgos incluye lo siguiente:
· Metodología. Define
los métodos, las herramientas y las fuentes de datos que pueden utilizarse para
llevar a cabo la gestión de riesgos en el proyecto.
· Roles y
responsabilidades. Define al líder, el apoyo y a los miembros del equipo de
gestión de riesgos para cada tipo de actividad del plan de gestión de
riesgos, y explica sus responsabilidades.
· Presupuesto. Asigna
recursos, estima los fondos necesarios para la gestión de riesgos, a fin de
incluirlos en la línea base del desempeño de costos y establece los
protocolos para la aplicación de la reserva para contingencias.
· Calendario. Define
cuándo y con qué frecuencia se realizará el proceso de gestión de riesgos a
lo largo del ciclo de vida del proyecto, establece los protocolos para la utilización
de las reservas para contingencias del cronograma y prevé las actividades de
gestión de riesgos que deben incluirse en el cronograma del proyecto.
· Categorías de
riesgo. Proporciona una estructura que asegura un proceso completo de
identificación sistemática de los riesgos con un nivel de detalle coherente,
y contribuye a la efectividad y calidad del proceso Identificar los Riesgos.
Una organización puede utilizar una matriz de categorización elaborada
previamente, la cual puede consistir en una simple lista de categorías o en
una Estructura de Desglose del Riesgo (RBS). La RBS es una descripción
jerárquica de los riesgos del proyecto, identificados y organizados por
categoría y subcategoría de riesgo, que identifica las distintas áreas y
causas de posibles riesgos.
· Definiciones de la
probabilidad e impacto de los riesgos. La calidad y credibilidad del proceso
Realizar el Análisis Cualitativo de Riesgos requieren que se definan
distintos niveles de probabilidad e impacto de los riesgos. Las definiciones
generales de los niveles de probabilidad e impacto se adaptan a cada proyecto
individual durante el proceso Planificar la Gestión de Riesgos para usarse en
el proceso Realizar el Análisis Cualitativo de Riesgos (Proceso 11.3).
· El Gráfico 11-5 es
un ejemplo de definiciones de impactos negativos que podrían usarse en la evaluación
de los impactos de riesgos relacionados con cuatro objetivos del proyecto.
También pueden elaborarse cuadros similares desde una perspectiva de impactos
positivos.
· Matriz de probabilidad
e impacto. Los riesgos se clasifican por orden de prioridad de acuerdo con
sus implicaciones potenciales de tener un efecto sobre los objetivos del
proyecto.
· El método típico
para priorizar los riesgos consiste en utilizar una tabla de búsqueda o una
Matriz de Probabilidad e Impacto. La organización establece normalmente las
combinaciones específicas de probabilidad e impacto que llevan a calificar un
riesgo de importancia “alta”, “moderada” o “baja”, junto con la
correspondiente importancia para la planificación de la respuesta a los
riesgos (Proceso 11.5).
· Tolerancias
revisadas de los interesados. Las tolerancias de los interesados, según se
aplican al proyecto específico, pueden revisarse en el marco del proceso
Planificar la Gestión de Riesgos.
· Formatos de los
informes. Definen cómo se documentarán, analizarán y comunicarán los
resultados de los procesos de gestión de riesgos. Describe el contenido y el
formato del registro de riesgos, así como de cualquier otro informe de
riesgos requerido.
· Seguimiento.
Documenta cómo se registrarán las actividades de gestión de riesgos para
beneficio del proyecto en curso, de necesidades futuras y de las lecciones
aprendidas. También documenta si los procesos de gestión de riesgos se
auditarán y de qué manera.
|
Proceso 4.2
Desarrollar el Plan
para la Dirección del Proyecto
Proceso 11.2
Identificar los
Riesgos
Proceso 11.3
Realizar el Análisis
Cualitativo de Riesgos
Proceso 11.4
Realizar el Análisis
Cuantitativo de Riesgos
Proceso 11.5
Planificar la Respuesta
a los Riesgos
|
No hay comentarios.:
Publicar un comentario