La Gestión de los Costos del Proyecto es una de las nueve áreas de conocimiento en las que se divide el PMBOK (Project Management Book of Knowledge) en su cuarta edición (2008) e incluye los procesos necesarios para estimar, planificar y controlar los costos, con la finalidad de que el proyecto pueda ser completado dentro del presupuesto aprobado.
PROCESOS DE LA GESTIÓN DE COSTOS
El área de conocimiento Gestión de los Costos del Proyecto está conformada por tres procesos, dos pertenecientes al grupo del proceso de planificación y uno perteneciente al grupo del proceso de seguimiento y control, como se indica de manera resumida a continuación:
Grupo del Proceso de Planificación
Proceso 7.1 Estimar los Costos del Proyecto
Consiste en desarrollar y obtener una aproximación de los costos necesarios para completar la ejecución de las actividades identificadas en el cronograma del proyecto. La estimación de costos es una predicción que se efectúa con las condiciones prevalecientes en un momento determinado, sobre el costo de los recursos que deben ser aplicados al proyecto para lograr su terminación.
Proceso 7.2 Determinar el Presupuesto del Proyecto
El proceso 7.2 consiste en efectuar la suma de los costos estimados de las actividades del cronograma o de los paquetes de trabajo individuales de la EDT del proyecto, con el objeto de establecer la Línea Base de los Costos, que pasa a ser de manera formal, el monto de los recursos monetarios que la organización requiere para llevar a cabo el proyecto y sobre cual se puede acudir ante instituciones financieras para solicitar financiamiento para el proyecto.
Grupo del Proceso de Seguimiento y Control
Proceso 7.3 Controlar los Costos del Proyecto
El control de costos es el proceso que realiza seguimiento sobre la situación del proyecto con el fin de mantener actualizado el presupuesto y gestionar de manera oportuna los cambios que sean necesarios para garantizar que el desarrollo del proyecto se mantengan dentro de los márgenes previstos de tiempo y costo. Para la aplicación de este proceso se utilizan técnicas que permiten obtener índices e indicadores que determinan las variaciones respecto al plan o programa, rendimientos y proyecciones de las actividades y de todo el proyecto, reportando de esta forma el estado de avance o progreso del mismo.
El siguiente mapa mental presenta los procesos involucrados en la gestión de costos y las entradas, herramientas y técnicas de cada uno de los procesos:
El Plan de Gestión de los Costos
El Plan de Gestión de los Costos es un plan subsidiario del Plan para la Dirección del Proyecto, que se desarrolla en el proceso 4.2 del área de conocimiento Gestión de la Integración.
El Plan de Gestión de los Costos define claramente la forma como los costos de un proyecto serán gestionados a lo largo del ciclo de vida del proyecto. Este plan establece los formatos y estándares utilizados para medir, reportar y controlar los costos. Es de primordial importancia para los miembros del equipo del proyecto, mantener la gestión de los costos dentro de lineamientos establecidos por los procesos de esta área de conocimiento, para garantizar la culminación exitosa del proyecto. Entre los lineamientos a ser tomados en consideración está el señalamiento del nivel de la EDT en el que se ubicarán las cuentas de control de costos y el establecimiento de indicadores aceptables de las variaciones del plan.
¿Qué se espera obtener del Plan de Gestión de los Costos?
El Plan de Gestión de los Costos debe aportar las siguientes pautas informativas con relación a los costos del proyecto:
Nivel de exactitud de la estimación
El nivel de precisión de los valores de los costos estimados depende del alcance y magnitud del proyecto por un lado o de factores propios de la organización sobre la forma habitual del manejo de cifras de costo en la base histórica de datos. El Plan de Gestión de los Costos debe indicar las tecnicas de estimación utilizadas y el nivel de precisión de la estimación.
Unidades de medida de los recursos
Debe indicarse si el uso de los recursos se mide en semanas, días, horas, unidades u otro.
Enlaces con los procedimientos de la organización
A todo proyecto se le debe asignar una cuenta de control de costos, por lo que usualmente se selecciona un componente de la EDT para tal fin. A cada cuenta seleccionada se le asigna un código contable; estos códigos se convierten de esta forma, en un vínculo entre el proyecto y el sistema contable de la organización.
Umbrales de control
Los umbrales de control son límites de variación que establece el equipo del proyecto, por encima de los cuales se debe comenzar a tomar acciones para corregir o proponer cambios de manera oportuna. Usualmente los valores de los umbrales de control corresponden a un porcentaje de desviación con respecto a la línea base de costos. Los umbrales de control se pueden aplicar a todo o parte del proyecto, a una fase o a un entregable.
Reglas para la medición del desempeño
El Plan de Gestión de los Costos deberá especificar las reglas a seguir para la medición del desempeño, teniendo como fundamento la técnica del valor ganado (EVM). En este sentido, deberá venir indicado lo siguiente:
Formatos de los informes
Formatos, modelos de informes para los principales componentes de la gestión de los costos: plan de gestión, línea base de costos, presupuesto, contenido del reporte del progreso y frecuencia de presentación de todos estos documentos.
Descripciones de los procesos
En este apartado,se describen y documentan la forma en que van a ser aplicados cada uno de los tres procesos de la gestión de los costos del proyecto.
Clasificación de los Costos
El área de conocimiento Gestión de los Costos del Proyecto está conformada por tres procesos, dos pertenecientes al grupo del proceso de planificación y uno perteneciente al grupo del proceso de seguimiento y control, como se indica de manera resumida a continuación:
Grupo del Proceso de Planificación
Proceso 7.1 Estimar los Costos del Proyecto
Consiste en desarrollar y obtener una aproximación de los costos necesarios para completar la ejecución de las actividades identificadas en el cronograma del proyecto. La estimación de costos es una predicción que se efectúa con las condiciones prevalecientes en un momento determinado, sobre el costo de los recursos que deben ser aplicados al proyecto para lograr su terminación.
Proceso 7.2 Determinar el Presupuesto del Proyecto
El proceso 7.2 consiste en efectuar la suma de los costos estimados de las actividades del cronograma o de los paquetes de trabajo individuales de la EDT del proyecto, con el objeto de establecer la Línea Base de los Costos, que pasa a ser de manera formal, el monto de los recursos monetarios que la organización requiere para llevar a cabo el proyecto y sobre cual se puede acudir ante instituciones financieras para solicitar financiamiento para el proyecto.
Grupo del Proceso de Seguimiento y Control
Proceso 7.3 Controlar los Costos del Proyecto
El control de costos es el proceso que realiza seguimiento sobre la situación del proyecto con el fin de mantener actualizado el presupuesto y gestionar de manera oportuna los cambios que sean necesarios para garantizar que el desarrollo del proyecto se mantengan dentro de los márgenes previstos de tiempo y costo. Para la aplicación de este proceso se utilizan técnicas que permiten obtener índices e indicadores que determinan las variaciones respecto al plan o programa, rendimientos y proyecciones de las actividades y de todo el proyecto, reportando de esta forma el estado de avance o progreso del mismo.
El siguiente mapa mental presenta los procesos involucrados en la gestión de costos y las entradas, herramientas y técnicas de cada uno de los procesos:
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| MAPA MENTAL GESTIÓN DE LOS COSTOS DEL PROYECTO |
El Plan de Gestión de los Costos es un plan subsidiario del Plan para la Dirección del Proyecto, que se desarrolla en el proceso 4.2 del área de conocimiento Gestión de la Integración.
El Plan de Gestión de los Costos define claramente la forma como los costos de un proyecto serán gestionados a lo largo del ciclo de vida del proyecto. Este plan establece los formatos y estándares utilizados para medir, reportar y controlar los costos. Es de primordial importancia para los miembros del equipo del proyecto, mantener la gestión de los costos dentro de lineamientos establecidos por los procesos de esta área de conocimiento, para garantizar la culminación exitosa del proyecto. Entre los lineamientos a ser tomados en consideración está el señalamiento del nivel de la EDT en el que se ubicarán las cuentas de control de costos y el establecimiento de indicadores aceptables de las variaciones del plan.
¿Qué se espera obtener del Plan de Gestión de los Costos?
El Plan de Gestión de los Costos debe aportar las siguientes pautas informativas con relación a los costos del proyecto:
Nivel de exactitud de la estimación
El nivel de precisión de los valores de los costos estimados depende del alcance y magnitud del proyecto por un lado o de factores propios de la organización sobre la forma habitual del manejo de cifras de costo en la base histórica de datos. El Plan de Gestión de los Costos debe indicar las tecnicas de estimación utilizadas y el nivel de precisión de la estimación.
Unidades de medida de los recursos
Debe indicarse si el uso de los recursos se mide en semanas, días, horas, unidades u otro.
Enlaces con los procedimientos de la organización
A todo proyecto se le debe asignar una cuenta de control de costos, por lo que usualmente se selecciona un componente de la EDT para tal fin. A cada cuenta seleccionada se le asigna un código contable; estos códigos se convierten de esta forma, en un vínculo entre el proyecto y el sistema contable de la organización.
Umbrales de control
Los umbrales de control son límites de variación que establece el equipo del proyecto, por encima de los cuales se debe comenzar a tomar acciones para corregir o proponer cambios de manera oportuna. Usualmente los valores de los umbrales de control corresponden a un porcentaje de desviación con respecto a la línea base de costos. Los umbrales de control se pueden aplicar a todo o parte del proyecto, a una fase o a un entregable.
Reglas para la medición del desempeño
El Plan de Gestión de los Costos deberá especificar las reglas a seguir para la medición del desempeño, teniendo como fundamento la técnica del valor ganado (EVM). En este sentido, deberá venir indicado lo siguiente:
- Puntos de la EDT donde se realizará la medición de las cuentas de control
- Técnicas e indicadores a ser considerdos para el reporte del desempeño del proyecto
- Fórmulas de cálculo de valor ganado para estimar proyecciones a la terminación
Formatos de los informes
Formatos, modelos de informes para los principales componentes de la gestión de los costos: plan de gestión, línea base de costos, presupuesto, contenido del reporte del progreso y frecuencia de presentación de todos estos documentos.
Descripciones de los procesos
En este apartado,se describen y documentan la forma en que van a ser aplicados cada uno de los tres procesos de la gestión de los costos del proyecto.
Clasificación de los Costos
Los siguientes son los diferentes tipos de costos que se consideran al momento de estimar los costos de un proyecto:
- Costos Directos: son aquellos que pueden ser identificados con algún objetivo final cuyo costo se quiere estimar, bien sea producto, servicio o proyecto
- Costos Indirectos: son aquellos que no pueden ser identificado con algún fin específico. Normalmente son costos en los que incurre la organización cubrir sus operaciones rutinarias y que tienen su incidencia en todos proyectos que desarrolla.
- Costos Fijos: son costos que se generan de manera independiente al nivel de producción o carga de trabajo.
- Costos Variables: son costos que dependen del nivel de producción o carga de trabajo.
- Gastos Generales: es un tipo de costo indirecto, relacionado con el costo de los departamentos staff de la empresa, dirección, administración, relaciones públicas, que realizan una labor común o general para toda la organización. Su rango usual es 5%-25% de los costos totales (directos+indirectos)
- Fondo de Contingencia: son costos adicionales que se agregan al costo total del proyecto, cuyo propósito es cubrir contingencias o imprevistos que se pueden presentar durante el desarrollo del proyecto. Los fondos de contingencia de costos puede provenir del análisis de riesgos del proyecto, asignando valores consistentes con la probabilidad de ocurrencia de los riesgos y el grado de impacto que produce su ocurrencia. También se puede asignar un colchón de seguridad para proteger el margen de rentabilidad del proyecto ante situaciones imprevistas.
- Costos no Recurrentes: son costos en que se incurre una sola vez a lo largo del proyecto, usualmente al comienzo y para generar o producir la primera unidad de producto o servicio. Por ejemplo: costo de la ingeniería, adquisición de una instalación, fabricación de prototipos, ensayos, etc.
- Costos Recurrentes: son costos en los que se incurre repetidamente al incrementar el número de unidades producidas. Por ejemplo: materiales, mano de obra directa, ensayos de aceptación, etc.
- Escalación de Costos: son costos relacionados con el incremento de precios en los recursos utilizados para la ejecución del proyecto. En contratos de obras de gran envergadura y de largo plazo de ejecución, se incluye una claúsula de ajuste de precios por efecto inflacionario que puede ser una formula escalatoria o la aplicación de una indexación directa.
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