DETERMINAR EL PRESUPUESTO DEL PROYECTO

Descripción del Proceso 7.2: Determinar el Presupuesto del Proyecto

Definición del Proceso

            El proceso 7.2 del área de conocimiento Gestión de los Costos del Proyecto consiste en sumar los costos individuales de las actividades del cronograma o de paquetes de trabajo de la EDT para establecer la Línea Base de Costos autorizada del proyecto.

         

Diagrama de Flujo del Proceso 7.2 Determinar el Presupuesto del Proyecto

Características del Proceso 7.2 Determinar el Presupuesto del Proyecto

·         La Línea Base de Costos, salida principal del proceso, incluye todos los presupuestos autorizados pero excluye las reservas de gestión y contingencias.
·        Los presupuestos del proyecto constituyen los fondos autorizados y aprobados por la organización para la ejecución del proyecto.
·        El desempeño de los costos, así como el desempeño o progreso del proyecto, se mide con respecto al presupuesto autorizado. El valor ganado, por ejemplo, se calcula como el costo ejecutado del trabajo presupuestado (BCWP o EV).

Determinar el Presupuesto del Proyecto: Entradas

Las Entradas del proceso 7.2 son 7, las cuales se enumeran a continuación en la siguiente tabla:

Entrada	Origen/Procedencia	Descripción
1.     Estimaciones de Costos de las Actividades	Proceso 7.1	Las estimaciones del costo de cada actividad provenientes del proceso 7.1, incluidas en cada paquete de trabajo, se suman para obtener una estimación de costos de cada paquete de trabajo.
2.     Base de las Estimaciones	Proceso 7.1	Los detalles que sustentan las estimaciones de costos deben especificarse. Cualquier supuesto básico que se relacione con la inclusión o exclusión de costos indirectos en el presupuesto del proyecto debe especificarse en la base de las estimaciones.
3.     Línea Base del Alcance	Proceso 5.3	Los tres componentes de la Línea Base del Alcance intervienen  de la siguiente forma en el proceso 7.2: ·       Enunciado del alcance. Las organizaciones están sujetas a limitaciones periódicas en cuanto a los gastos de fondos del proyecto. Estas limitaciones pueden ser impuestas por la misma organización, por un contrato o por otras entidades, tales como las agencias gubernamentales. Este tipo de supuestos o restricciones de financiamiento deben venir reflejadas en el enunciado del alcance del proyecto, y tomarse en cuenta para la elaboración del presupuesto. ·       Estructura de desglose del trabajo. Al igual que en proceso 7.1, la EDT del proyecto proporciona las relaciones entre todos los entregables del proyecto y sus diversos componentes. ·       Diccionario de la EDT. El diccionario de la EDT y los enunciados detallados del trabajo relacionados proporcionan una identificación de los entregables y una descripción del trabajo en cada componente de la EDT necesario para producir cada entregable.
4.     Cronograma del Proyecto	Proceso 6.5	El cronograma del proyecto, como parte del plan para la dirección del proyecto, incluye las fechas de inicio y finalización programadas de las actividades del proyecto, los hitos, los paquetes de trabajo, los paquetes de planificación y las cuentas de control. Esta información puede utilizarse para sumar los costos a los periodos del calendario en los cuales se ha planificado incurrir en dichos costos.
5.     Calendarios de Recursos	Proceso 9.2 Proceso 12.2	Los calendarios de recursos proporcionan información sobre qué recursos se han asignado al proyecto y en cuales periodos. Esta información puede utilizarse para indicar el costo de los recursos durante el proyecto. Provienen de los dos procesos indicados, cuyas salidas están relacionadas con la disponibilidad de los recursos.
6.     Contratos	Proceso 9.2 Proceso 12.2	La información pertinente al contrato y los costos asociados a los productos, servicios o resultados que serán comprados, se incluyen en la elaboración del presupuesto. Cuando se suscribe un contrato para realizar un proyecto, la oferta del contratista incluye el presupuesto, por lo que al firmarse el contrato, este pasa a ser el presupuesto del proyecto aceptado por las partes. En general, cuando se suscribe un contrato, la empresa u organismo contratista aporta todos
7.     Activos de los Procesos de la Organización	Empresa/Organización	Los activos de los procesos de la organización que influyen en el proceso Determinar el Presupuesto incluyen, entre otros: ·       las políticas, procedimientos y lineamientos existentes, formales e informales, relacionados con la preparación del presupuesto de costos ·       las herramientas para la preparación del presupuesto de costos ·       los métodos para la preparación de informes

Las entradas del proceso provienen del proceso 7.1 Estimar los Costos y de procesos de otras áreas de conocimiento, como se observa, por ser el primer proceso del área de conocimiento de gestión de los costos. Especial importancia reviste el cronograma del proyecto, elemento indispensable para desarrollar la estimación de los costos.

Determinar el Presupuesto del Proyecto: Herramientas y Técnicas

La siguiente tabla presenta de forma resumida las herramientas y técnicas que pueden ser aplicadas para el desarrollo de este proceso:

Herramienta / Técnica	Descripción
1.     Suma de Costos	Las estimaciones de costos de las actividades se suman por paquetes de trabajo, de acuerdo con la EDT. Luego, las estimaciones de costos de los paquetes de trabajo se suman para los niveles superiores de los componentes de la EDT, tales como las cuentas de control, y finalmente para todo el proyecto.
2.     Análisis de Reserva	Las reservas para contingencias son asignaciones destinadas a cubrir gastos por cambios no planificados, pero potencialmente necesarios, que pueden resultar de la evaluación de los riesgos identificados en el registro de riesgos y tienen las siguientes características: ·       El análisis de reserva del presupuesto puede establecer tanto las reservas para contingencias como las reservas de gestión del proyecto. ·       Las reservas de gestión son presupuestos reservados para cambios no planificados al alcance y al costo del proyecto. ·       El director del proyecto puede necesitar obtener la autorización del sponsor o interesados antes de comprometer o gastar la reserva de gestión. ·       Las reservas no forman parte de la línea base de costo, pero pueden incluirse en el presupuesto total del proyecto. ·       Las reservas no se incluyen como parte de los cálculos de la medición del valor ganado.
3.     Juicio  de Expertos	Juicio que se brinda sobre la base de la experiencia en un área de aplicación, un área de conocimiento, una disciplina, una industria, etc., según resulte apropiado para la actividad que se está desarrollando, y que debe utilizarse en este caso, para determinar el presupuesto. Dicha experiencia puede ser proporcionada por cualquier grupo o persona con una educación, conocimiento, habilidad, experiencia o capacitación especializada. El juicio de expertos usualmente interactúa con otras herramientas y técnicas y puede provenir de diversas fuentes, entre otras: ·       otras unidades dentro de la organización ejecutante ·       consultores ·       interesados, incluyendo clientes ·       asociaciones profesionales y técnicas ·       grupos industriales
4.     Relaciones Históricas	Cualquier relación histórica que dé como resultado estimaciones paramétricas o análogas implica el uso de características (parámetros) del proyecto para desarrollar modelos matemáticos que permitan predecir los costos totales del proyecto. Estos modelos pueden ser simples (p.ej., la construcción de una vivienda residencial costará una cierta cantidad por metro cuadrado de espacio útil) o complejas (p.ej., un modelo de costo de desarrollo de software utiliza varios factores de ajuste separados, donde cada uno de estos factores implica numerosos criterios). Tanto el costo como la exactitud de los modelos análogos y paramétricos pueden variar ampliamente. Es más probable que sean confiables cuando: ·       la información histórica utilizada para desarrollar el modelo es exacta ·       los parámetros utilizados en el modelo son fácilmente cuantificables ·       los modelos son escalables, de modo que funcionan tanto para un proyecto grande como para uno pequeño, y para las fases de un proyecto
5.     Conciliación del Límite de Financiamiento	Grandes variaciones en los desembolso de fondos no son deseables, por eso se concilian con los límites de financiamiento establecidos para el proyecto por el cliente u organización. Una variación entre los límites de financiamiento y los gastos planificados requerirá en algunos casos la reprogramación del trabajo para regular dichos gastos. Esto puede realizarse aplicando restricciones de fecha impuestas para el trabajo en el cronograma del proyecto.

Determinar el Presupuesto del Proyecto: Salidas

La siguiente tabla muestra la descripción de las salidas que se generan del proceso 7.2:

Salida	Descripción	Entrada al Proceso
1.     Línea Base del Desempeño de los Costos	La línea base del desempeño de costos es lo que se conoce como presupuesto hasta la conclusión (Budget at Completion) (BAC), el cual requiere aprobación para formalizar su validez para efectos de control y financiamiento. Destacan los siguientes aspectos: ·     Se utiliza para medir, monitorear y controlar el desempeño global del costo del proyecto. ·     Se establece sumando los presupuestos aprobados por periodo de tiempo y normalmente se representa como una Curva S que se utiliza para medir el desempeño global del proyecto . ·     En la técnica de gestión del valor ganado, la línea base del desempeño de costos se conoce como línea base para la medición del desempeño (PMB).	8.1 Planificar la Calidad 12.1 Planificar las  Adquisiciones 4.2 Desarrollar el Plan para la Dirección del Proyecto
2.      Requisitos de Financiamiento del Proyecto	·     Los requisitos de financiamiento, totales y periódicos (p.ej., trimestrales, anuales) se derivan de la línea base de costo. La línea base de costo incluirá los gastos proyectados más las deudas anticipadas. ·     A menudo, el financiamiento tiene lugar en cantidades incrementales que no son continuas y que aparecen como escalones. ·     Los fondos totales necesarios para efectos de financiamiento, son aquéllos incluidos en la línea base de costo, más las reservas de gestión, si corresponde.	7.3 Controlar los Costos
3.      Actualizaciones a los Documentos del Proyecto	Entre los documentos del proyecto que pueden actualizarse, se incluyen: ·     el registro de riesgos ·     las estimaciones de costos ·     el cronograma del proyecto	Documentos del Proyecto

Análisis Crítico del  Proceso 7.2 Determinar el Presupuesto del Proyecto

Entradas

El proceso 7.2 Determinar el Presupuesto del Proyecto, tiene siete entradas de información. De ellos, las dos más importantes, necesarias para el desarrollo del proceso son las dos primeras, es decir, las provenientes del proceso 7.1 Estimar los Costos.

Herramientas y Técnicas

Se recomiendan cinco herramientas o técnicas para el proceso 7.2. La herramienta básica es la suma de costos ya que del proceso 7.1 se obtiene como entrada las estimaciones de costos de las actividades. Cuando se va determinar el presupuesto, los costos de las actividades se han calculado a un nivel de detalle de mayor precisión que el estimado en las primeras fases,

Salidas

La salida principal del proceso es la Línea Base del Desempeño de los Costos, que pasa a incorporarse al Plan para la Dirección del Proyecto. Esta Línea Base debe ser aprobada por las instancias de autoridad del proyecto y pasa a ser el patrón de referencia para efectos de medición y control.

La otra salida que reviste importancia es los requisitos de financiamiento. Estos se derivan del presupuesto y permiten hacer las gestiones para garantizar los recursos monetarios para la ejecución del proyecto. Eventualmente se pueden actualizar documentos del proyecto como el registro de riesgos.

A continuación Mapa Mental del proceso 7.2 Determinar el Presupuesto