ANÁLISIS E
INTERPRETACIÓN DEL DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCESO
"ESTIMAR LOS COSTOS DEL
PROYECTO"
Descripción del Proceso 7.1: Estimar los Costos del Proyecto
Definición del Proceso
El proceso 7.1 del área de conocimiento Gestión de los Costos del
Proyecto consiste básicamente en desarrollar y obtener una aproximación de los
costos necesarios para completar la ejecución de las actividades del proyecto.
La estimación de los costos del proyecto es una predicción en un momento dado,
del costo de los recursos que deben ser aplidos a las actividades del
proyecto para lograr su terminación.
Diagrama de Flujo del
Proceso 7.1 Estimar los Costos del Proyecto
Características del Proceso 7.1 Estimar los Costos
- Generalmente el estimado de costos del proyecto viene expresado en unidades monetarias, pero en algunos casos se pueden utilizar otras unidades como horas o días de trabajo para evitar las conversiones de divisas.
- La estimación de los costos es un proceso iterativo. La exactitud de los valores obtenidos de la estimación se incrementa a medida que transcurre el proyecto. En las fases de iniciación del proyecto, los valores pueden fluctuar en un rango de +/- 50%; mientras que en fases posteriores el rango se reduce a +/- 10%.
- Las fuentes informativas de entrada derivan todas de procesos de otras áreas de conocimiento, como se observa en el flujograma.
- Los costos se estiman para todos los recursos que van a ser utilizados en el proyecto. Esto incluye personal, materiales, equipos, servicios, instalaciones y otros tipos de costo que se indican más adelante. El estimado de costos de una actividad, es una evaluación cuantitativa de los costos probables de los recursos necesarios para completar esa actividad.
Tipos de Costos
Los siguientes son los diferentes tipos de
costos que se consideran al momento de estimar los costos de un proyecto:
- Costos Directos: son aquellos que pueden ser identificados con algún objetivo final cuyo costo se quiere estimar, bien sea producto, servicio o proyecto.
- Costos Indirectos: son aquellos que no pueden ser identificado con algún fin específico. Normalmente son costos en los que incurre la organización cubrir sus operaciones rutinarias y que tienen su incidencia en todos proyectos que desarrolla.
- Costos Fijos: son costos que se generan de manera independiente al nivel de producción o carga de trabajo.
- Costos Variables: son costos que dependen del nivel de producción o carga de trabajo.
- Gastos Generales: es un tipo de costo indirecto, relacionado con el costo de los departamentos staff de la empresa, dirección, administración, relaciones públicas, que realizan una labor común o general para toda la organización. Su rango usual es 5%-25% de los costos totales (directos+indirectos).
- Fondo de Contingencia: son costos adicionales que se agregan al costo total del proyecto, cuyo propósito es cubrir contingencias o imprevistos que se pueden presentar durante el desarrollo del proyecto. Los fondos de contingencia de costos puede provenir del análisis de riesgos del proyecto, asignando valores consistentes con la probabilidad de ocurrencia de los riesgos y el grado de impacto que produce su ocurrencia. También se puede asignar un colchón de seguridad para proteger el margen de rentabilidad del proyecto ante situaciones imprevistas.
- Costos no Recurrentes: son costos en que se incurre una sola vez a lo largo del proyecto, usualmente al comienzo y para generar o producir la primera unidad de producto o servicio. Por ejemplo: costo de la ingeniería, adquisición de una instalación, fabricación de prototipos, ensayos, etc.
- Costos Recurrentes: son costos en los que se incurre repetidamente al incrementar el número de unidades producidas. Por ejemplo: materiales, mano de obra directa, ensayos de aceptación, etc.
- Escalación de Costos: son costos relacionados con el incremento de precios en los recursos utilizados para la ejecución del proyecto.
Estimar los Costos del Proyecto:
Entradas
Las Entradas del proceso 7.1 son 6 en total, las cuales se enumeran a
continuación en la siguiente tabla:
Entrada
|
Origen/Procedencia
|
Descripción
|
1. Línea Base del Alcance
|
Proceso 5.3
|
Se
consideran los tres elementos componentes de la Línea Base:
· Enunciado del
Alcance: uno de los supuestos que debe estar presente aquí es la definición de
si el estimado de costos incluye o no
los costos indirectos. Otras restricciones o limitaciones que deben aparecer
en el enunciado son: los recursos limitados del proyecto, fechas requeridas
de entrega, recursos especializados requeridos.
· Estructura de
Desglose del Trabajo EDT: proporciona las relaciones entre los componentes y
los entregables.
· Diccionario de la
EDT: contiene una descripción de cada componente de la EDT necesario para
producir cada entregable.
Existe información
adicional de carácter legal/contractual que está incluida en el enunciado del
alcance, en aspectos relativos a salud, seguridad, medio ambiente, seguros,
derechos de propiedad, que debe ser
tomada en cuenta para elaborar los estimados de costos.
|
2. Cronograma del Proyecto
|
Proceso 6.5
|
El tipo y la cantidad de recursos, así como
la cantidad de tiempo que dichos recursos se aplican para completar el
trabajo del proyecto, son los factores principales para determinar el costo
del proyecto. En otras palabras, los procesos 6.3 Estimar los Recursos y 6.4
Estimar la Duración, del área de conocimiento Gestión el Tiempo, están
íntimamente ligados al proceso 7.1 Estimar los Costos y son entradas claves
del mismo. El proceso Estimar los Recursos de las Actividades implica
determinar la disponibilidad y las cantidades necesarias de personal y
material requeridos para realizar las actividades del cronograma. Este
proceso está estrechamente coordinado con la estimación de costos. Los
estimados de la duración de las actividades afectarán las estimaciones del
costo de cualquier proyecto donde el presupuesto del proyecto incluya una asignación
para el costo de financiamiento (incluyendo los cargos por intereses) y donde
los recursos se apliquen por unidad de tiempo a lo largo de la duración de la
actividad.
|
3. Plan de Recursos Humanos
|
Proceso 9.1
|
Los atributos de los
recursos humanos del proyecto, los salarios y las compensaciones y reconocimientos
correspondientes son componentes necesarios para desarrollar las estimaciones
de costos del proyecto.
|
4. Registro de Riesgos
|
Proceso 11.2
|
El registro de
riesgos debe revisarse de modo que se tomen en cuenta los costos de
mitigación de riesgos. Los riesgos, que pueden ser amenazas u oportunidades,
en general ejercen un impacto tanto en los costos de las actividades como en
los del proyecto global. Como regla general, cuando el proyecto experimenta
un evento de riesgo negativo, normalmente se incrementa el costo a corto
plazo del proyecto y a veces se produce un retraso en el cronograma del proyecto
|
5. Factores Ambientales de la Empresa
|
Empresa/Organización
|
Los factores
ambientales de la empresa que influyen en el proceso Estimar los Costos
incluyen, entre otros:
· Las condiciones del mercado. Describen los
productos, servicios y resultados que están disponibles en el mercado, sus
proveedores y los términos y condiciones que los rigen. Las condiciones
regionales y/o globales de la oferta y la demanda influyen considerablemente
en el costo de los recursos.
· La información comercial publicada. A menudo, la
información sobre los ratios de costos de recursos está disponible en bases
de datos comerciales que realizan el seguimiento de las habilidades y los
costos de los recursos humanos, y proporcionan costos normalizados para
materiales y equipos.
Otras fuentes de
información son las listas de precios publicadas por los proveedores.
|
6. Activos de los Procesos de la Organización
|
Empresa/Organización
|
Los activos de los procesos
de la organización que influyen en el proceso Estimar los Costos
incluyen, entre
otros:
· las políticas de
estimación de costos
· las plantillas de
estimación de costos
· la información
histórica
· las lecciones
aprendidas
|
Las
entradas del proceso provienen de otros procesos de otras áreas de conocimiento,
como se observa, por ser el primer proceso del área de conocimiento de gestión
de los costos. Especial importancia reviste el cronograma del proyecto,
elemento indispensable para desarrollar la estimación de los costos.
Estimar los Costos del Proyecto: Herramientas
y Técnicas
La siguiente tabla presenta de forma resumida
las herramientas y técnicas que pueden ser aplicadas para el desarrollo de este
proceso:
Herramienta / Técnica
|
Descripción
|
1. Juicio de
Expertos
|
El Juicio de Expertos interviene de varias
maneras en el desarrollo de este proceso, entre las que cabe mencionar:
·
Aportando
conocimiento y experticia en la aplicación de información procedente de
proyectos anteriores de características similares,
·
Evaluando
y aportando ideas en aspectos propios del ámbito del proyecto como inflación,
factores de riesgo, que influyen en la estimación de los costos.
·
El
juicio de expertos también puede utilizarse para determinar si es conveniente
combinar métodos de estimación y cómo conciliar las diferencias entre ellos.
|
2. Estimación Análoga
|
Definición
La estimación de
costos por analogía se define básicamente como una técnica que utiliza los
valores de parámetros como el alcance, el costo, el presupuesto y la
duración, o medidas de escala tales como el tamaño, el peso y la complejidad
de un proyecto anterior similar, como base para estimar el mismo parámetro o
medida para un proyecto actual.
Características
· Cuando se trata de estimar
los costos, que es el caso que nos ocupa, esta técnica utiliza el costo real de proyectos similares
anteriores como base para estimar el costo del proyecto actual.
· Es un método de
estimación del valor bruto, que a veces se ajusta en función de diferencias
conocidas en cuanto a la complejidad del proyecto.
· Es una técnica que se emplea frecuentemente para estimar un parámetro cuando
existe una cantidad limitada de información detallada sobre el proyecto, como
es el caso, por ejemplo, en sus fases iniciales.
· Hace uso de la información histórica y del juicio de expertos.
· Puede aplicarse a todo un proyecto o a partes del mismo
· Tiene como ventaja que es menos costosa y requiere menos tiempo que
las otras técnicas,
· Tiene como desventaja que es menos exacta que otras técnicas.
· Puede utilizarse en conjunto con otros métodos de estimación.
· Su confiabilidad depende en gran medida del grado de similitud con el
proyecto anterior con el que se compara. La similitud debe ser no solo de
apariencia sino de resultados esperados.
· Finalmente, el éxito de la aplicación de esta técnica depende de la experiencia
del equipo del proyecto en el área de aplicación.
|
3. Estimación Paramétrica
|
Definición
La estimación
paramétrica es una técnica que utiliza relaciones estadísticas entre los
datos históricos y otras variables (p.ej., metros cuadrados de construcción)
para calcular una estimación de parámetros de una actividad tales como costo,
presupuesto y duración. La diferencia de esta técnica con la de Estimación
Análoga es que no necesariamente los datos históricos de los parámetros o
variables corresponden a un proyecto “similar” y además, que se consideran en
este caso parámetros o variables.
Características
· Esta técnica
presenta, en general, un mayor grado de exactitud que la técnica por analogía, dependiendo de la
sofisticación y de los datos que utilice el modelo.
· La estimación
paramétrica de costos puede aplicarse a todo un proyecto o a partes del
mismo, en conjunto con otros métodos de estimación.
|
4. Estimación Ascendente
|
Definición
La estimación
ascendente es un método que utiliza la EDT para estimar los componentes del
trabajo. El costo se determina a nivel de cada actividad con el mayor grado
de detalle posible y luego se va resumiendo o “acumulando”, primero en los
paquetes de trabajo y luego en niveles superiores de la EDT para fines de
información y seguimiento. El grado de
exactitud de la estimación ascendente depende en general, de la magnitud y
complejidad de la actividad o paquete de trabajo individual
|
5. Estimación por Tres Valores
|
Definición
Similar a la técnica
por tres valores aplicada para estimar las duraciones de las actividades en
el proceso 6.4, esta técnica basada en el método PERT se basa en la
consideración de la incertidumbre y el
riesgo como factores condicionantes en la determinación de estos parámetros.
La técnica considera tres posibles escenarios que determinan un rango
aproximado para el costo de cada actividad:
Costo más Probable (Cm).
El
costo de la actividad se basa en una evaluación realista del esfuerzo necesario
para el trabajo requerido y cualquier gasto previsto.
Costo Optimista (Co).
El
costo de la actividad se basa en el análisis del mejor escenario posible para
esa actividad.
Costo Pesimista (Cp).
El
costo de la actividad se basa en el análisis del peor escenario posible para esa
actividad.
Para hallar el costo
estimado de la actividad, se aplica la fórmula de la distribución Beta que
equivale a un promedio ponderado de estas tres estimaciones y otorga mayor
peso al valor más probable:
Ce= (Co+4Cm+Cp)/6
Las estimaciones de
costos basadas en esta ecuación (o aun en un promedio simple de los tres valores)
pueden proporcionar una mayor exactitud, y los tres valores aclaran el rango
de incertidumbre de las estimaciones de costos.
|
6. Análisis de Reserva
|
Definición
Al igual que en la
determinación de las duraciones de las actividades, las estimaciones de
costos pueden incluir reservas para contingencias (llamadas a veces asignaciones
para contingencias) para tener en cuenta la incertidumbre del costo. La
reserva para contingencias puede ser un porcentaje del costo estimado, una
cantidad fija, o puede calcularse utilizando métodos de análisis
cuantitativos.
A medida que se
dispone de información más precisa sobre el proyecto, la reserva para contingencias
puede utilizarse, reducirse o eliminarse. Debe identificarse claramente esta
contingencia en la documentación del cronograma. Las reservas para
contingencias forman parte de los requisitos de financiamiento.
|
7. Costo de la Calidad
|
Los supuestos
relativos a los costos de la calidad pueden utilizarse para preparar la estimación
de costos de las actividades.
|
8. Software de Estimación de Costos para la Dirección de
Proyectos
|
Las aplicaciones de
software de estimación de costos, las hojas de cálculo computarizadas, y las herramientas
de simulación y estadísticas son cada vez más utilizadas para asistir en el
proceso de estimación de costos. Estas herramientas pueden simplificar el uso
de algunas de las técnicas de estimación de costos y, de esta manera,
facilitar la consideración rápida de las alternativas para la estimación de
costos.
|
9. Análisis de Propuestas para Licitaciones
|
Los métodos de
estimación de costos pueden incluir el análisis de cuánto debe costar el
proyecto, con base en las propuestas de proveedores calificados. En los casos
en los que los proyectos se otorgan mediante procesos competitivos, se puede
solicitar al equipo del proyecto un trabajo adicional de estimación de costos
para examinar el precio de los entregables individuales y obtener un costo que
sustente el costo total final del proyecto.
|
Estimar los Costos del Proyecto: Salidas
La siguiente tabla muestra la descripción de las salidas que se
generan del proceso 7.1:
Salida
|
Descripción
|
Entrada al Proceso
|
1.
Estimaciones de los Costos de las Actividades
|
Las estimaciones de
costos de las actividades son evaluaciones cuantitativas de los costos
probables que se requieren para completar el trabajo del proyecto. Pueden
presentarse de manera resumida o detallada. Los costos se estiman para todos
los recursos que se aplican a la estimación de costos de las actividades.
Esto incluye, entre otros, la mano de obra, los materiales, el equipo, los
servicios, las instalaciones, la tecnología de la información y categorías
especiales, tales como una asignación por inflación o una reserva para
contingencias de costo. Los costos indirectos, si se incluyen en el estimado del
proyecto, pueden incluirse en el nivel de la actividad o en niveles
superiores.
|
7.2 Determinar el
Presupuesto
12.1 Planificar
las Adquisiciones
11.2 Identificar los
Riesgos
|
2.
Base
de las Estimaciones
|
La cantidad y el
tipo de detalles adicionales que respaldan la estimación de costos varían
según el área de aplicación.
Independientemente
del nivel de detalle, la documentación de respaldo debe proporcionar una
comprensión clara y completa de la forma en que se obtuvo la estimación de
costos. Los detalles de respaldo para las estimaciones de costos de las
actividades pueden incluir:
· documentación de los
fundamentos de las estimaciones (es decir, cómo fueron desarrolladas)
· documentación de todos
los supuestos utilizados
· documentación de
todas las restricciones conocidas
· indicación del rango
de estimados posibles (p.ej., $10.000 (±10%) para indicar que se espera que
el costo del elemento se encuentre dentro de este rango de valores)
· indicación del nivel
de confiabilidad del estimado final
|
7.2 Determinar el
Presupuesto
|
3. Actualizaciones a los Documentos del Proyecto
|
Los documentos del
proyecto que pueden ser actualizados incluyen, entre otros, el registro de
riesgos.
|
Documentos del
Proyecto
|
Análisis
Crítico del Proceso 7.1 Estimar los
Costos del Proyecto
Entradas
El proceso 7.1 Estimar los Costos, tiene seis
entradas de información. Considerando que el proceso tiene que ver con un
aspecto muy sensible para el éxito de todo el sistema que compone la Dirección
del Proyecto, como es la gestión de los costos, se puede señalar que todas las
entradas tienen relevancia y pertinencia sobre el resultado final del proceso,
por lo que todos son importantes y necesarios, más cuando los indicadores del
proceso de seguimiento y control de avance del proyecto se fundamentan en parámetros
de costo como se verá más adelante. La omisión de alguno se puede traducir en
distorsiones que pueden generar información equivocada del proyecto. Se pueden
señalar como necesarios para comenzar el proceso de estimación, la EDT y el cronograma del
proyecto por identificar los paquetes de trabajo y actividades sobre los que se
va a estimar, y posteriormente, el plan de recursos humanos, el registro de
riesgos y factores ambientales como software de gestión de costos que facilita
en gran medida la estimación.
Herramientas
y Técnicas
Contempla hasta nueve posibles herramientas y
técnicas, entre los que siempre destaca, como en la mayoría de los procesos de
planificación, el Juicio de Expertos y los métodos y técnicas de estimación,
que son básicamente las mismas utilizadas para estimar las duraciones de las
actividades (proceso 6.4) lo cual corrobora la similitud y estrecha relación
que existe entre recursos, duraciones y costos. Se contempla también, un
estimado para cubrir contingencias, en el renglón de análisis de reserva, la
posibilidad de utilizar los supuestos de los costos de la calidad para estimar
los costos de la actividad, el software de gestión de costos y la utilización a
manera comparativa, de propuestas de licitaciones provenientes de proveedores
calificados.
Salidas
Las salidas principales del proceso son los
estimados de los costos de las actividades y las bases de las estimaciones.
Ambas salidas aportan información al siguiente proceso que es el 7.2 Determinar
el Presupuesto. Eventualmente se pueden actualizar documentos del proyecto como
el registro de riesgos.
Diagrama-Resumen Proceso 7.1 Estimar los Costos del Proyecto
No hay comentarios.:
Publicar un comentario