GESTIÓN DE LAS ADQUISICIONES
Descripción del Proceso 12.4: Cerrar las Adquisiciones
Definición del Proceso
El proceso 12.4
del área de conocimiento Gestión de las
Adquisiciones del Proyecto, es el
proceso que señala los pasos a seguir para finalizar cada adquisición para el
proyecto. Desde el punto de vista de los grupos de procesos, este proceso
pertenece al grupo de procesos de cierre, que está conformado por dos procesos
únicamente: el 4.6 Cerrar el Proyecto o Fase y el 12.4 que objeto de esta
descripción. A continuación se
presenta los componentes de este proceso y el flujograma de mismo.
Diagrama de Flujo del
Proceso 12.4 Cerrar las Adquisiciones
Aspectos destacados del
Proceso 12.4 Cerrar las Adquisiciones
El proceso Cerrar
las Adquisiciones permite verificar de que todo el trabajo y los entregables
hayan sido terminados y entregados a satisfacción del cliente o ente
contratante. El proceso conlleva actividades administrativas tales como
resolución de reclamaciones pendientes, revisión y ajuste final de registros
sobre la ejecución y desempeño del contratista o proveedor, información que
pasa a formar parte del banco histórico de datos, y que es de utilidad como referencia
para futuros trabajos.
Con respecto al
cierre de contratos, es conveniente tener en cuenta los siguientes aspectos:
- Cuando el proyecto contempla fases múltiples, es probable que un contrato tenga su plazo de vigencia únicamente en una de sus fases. En cuyo caso, el proceso Cerrar las Adquisiciones, efectúa el cierre de los contratos asociados a esa fase.
- Las reclamaciones no resueltas pueden estar sujetas a litigio luego de haber efectuado el cierre.
- Los términos de cada contrato en particular pueden establecer condiciones o procedimientos específicos para efectuar el cierre del mismo.
- La finalización anticipada del contrato, llamada rescisión o resolución del contrato, es un caso particular de cierre de las adquisiciones, que puede originarse por conveniencia o decisión de ambas partes de mutuo acuerdo, por incumplimiento manifiesto de una de las partes o por decisión unilateral del ente contratante, cuando el contrato así lo establezca, en cuyo caso el contratante deberá resarcir económicamente al contratista por el perjuicio que le ocasiona tal decisión, al dedicar o reservar recursos para el proyecto, producto de la relación contractual, que al final no son utilizados o quedan ociosos.
Cerrar las Adquisiciones:
Entradas
Las Entradas del proceso 12.4 son 2, las
cuales se enumeran a continuación en la siguiente tabla:
Entrada
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Origen/Procedencia
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Descripción
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1. Plan para la Dirección del Proyecto
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Proceso 4.2
Desarrollar el Plan para la Dirección del Proyecto
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El
plan de gestión de las adquisiciones, que forma parte del plan para la
dirección del proyecto, es, al igual que para los demás procesos de la
sección 12, entrada al proceso Cerrar las Adquisiciones, y describe cómo se
gestionarán los procesos de adquisición, desde el desarrollo de la documentación
de la adquisición hasta el cierre del contrato.
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2. Documentos de la Adquisición
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Proceso 12.3
Administrar las Adquisiciones
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Para
cerrar el contrato, se recopila, clasifica y archiva toda la documentación de
la adquisición. Se cataloga la información del contrato relativa al
cronograma, al alcance, a la calidad y al desempeño de costos, junto con toda
la documentación sobre cambios del contrato, registros de pago y resultados de
las inspecciones. Esta información puede ser utilizada para las lecciones aprendidas
y como base de evaluación de contratistas para contratos futuros.
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Cerrar las
Adquisiciones: Herramientas y Técnicas
La siguiente tabla presenta de forma resumida las herramientas y
técnicas que pueden ser aplicadas para el desarrollo de este proceso:
Herramienta / Técnica
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Descripción
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1. Auditorias de la
Adquisición
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Una
auditoría de la adquisición es una revisión
estructurada del proceso de adquisición, desde el proceso 12.1 Planificar
las Adquisiciones hasta el proceso 12.3 Administrar las Adquisiciones. El
objetivo de una auditoría de la adquisición es identificar los éxitos y los
fracasos que merecen ser reconocidos en la preparación o administración de
otros contratos de adquisición en el proyecto, o en otros proyectos dentro de
la organización ejecutante.
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2. Acuerdos Negociados
|
En
toda relación de adquisición, el acuerdo definitivo y equitativo de todos los
asuntos, reclamaciones y controversias pendientes a través de la negociación
es un objetivo fundamental. En los casos en que no es factible llegar a un
acuerdo mediante la negociación directa, puede examinarse el empleo de algún
método alternativo para la resolución de conflictos, incluyendo la mediación
o el arbitraje. Cuando todo recurso falla, iniciar un litigio en los
tribunales es la opción menos deseable.
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3. Sistema de Gestión de Registros
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Explicado
en el proceso 12.3, un sistema de gestión de registros es utilizado por el
director del proyecto para gestionar la documentación y los registros del
contrato y de las adquisiciones. Está compuesto por un conjunto específico de
procesos, funciones de control relacionadas y herramientas de automatización
que se consolidan y combinan en un todo, como parte del sistema de
información de la dirección del proyecto (Proceso 4.3 Sección 4.3.2.2). El
sistema contiene un registro recuperable de los documentos contractuales y de
la correspondencia.
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Administrar las
Adquisiciones: Salidas
La siguiente tabla muestra la descripción de las salidas que se
generan del proceso 12.4
Salida
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Descripción
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Entrada al Proceso
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1. Adquisiciones Cerradas
|
El
comprador, por lo general mediante su administrador de adquisiciones
autorizado, proporciona al vendedor una notificación formal por escrito de
que el contrato ha sido completado. Habitualmente, los requisitos para el
cierre formal de la adquisición se definen en los términos y condiciones del contrato,
y se incluyen en el plan de gestión de las adquisiciones.
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Empresa/Organización
Base
de Datos Histórica
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2. Actualizaciones a los Activos de los Procesos de la
Organización
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Entre
los elementos de los activos de los procesos de la organización que pueden
actualizarse, se encuentran:
El
archivo de la adquisición. Se prepara un juego completo indexado de la
documentación del contrato, incluyendo el contrato cerrado, para su
incorporación a los archivos finales del proyecto.
La
aceptación de los entregables. El comprador, por lo general mediante su
administrador de adquisiciones autorizado, proporciona al vendedor un aviso
formal por escrito de que los entregables han sido aceptados o rechazados.
Por lo general, los requisitos para la aceptación formal de los entregables y
la manera de abordar los entregables que no cumplen con los requisitos se
definen en el contrato.
La
documentación sobre lecciones aprendidas. Las lecciones aprendidas, las
experiencias vividas y las recomendaciones para la mejora del proceso deben
ser elaboradas para los archivos del proyecto a fin de mejorar las
adquisiciones futuras.
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Empresa/Organización
|
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