CERRAR LAS ADQUISICIONES

GESTIÓN DE LAS ADQUISICIONES

Descripción del Proceso 12.4: Cerrar las Adquisiciones

Definición del Proceso

El proceso 12.4 del área de conocimiento Gestión de las Adquisiciones del Proyecto, es el proceso que señala los pasos a seguir para finalizar cada adquisición para el proyecto. Desde el punto de vista de los grupos de procesos, este proceso pertenece al grupo de procesos de cierre, que está conformado por dos procesos únicamente: el 4.6 Cerrar el Proyecto o Fase y el 12.4 que objeto de esta descripción. A continuación se presenta los componentes de este proceso y el flujograma de mismo.

                                                              

Diagrama de Flujo del Proceso 12.4 Cerrar las Adquisiciones

Aspectos destacados del Proceso 12.4 Cerrar las Adquisiciones

El proceso Cerrar las Adquisiciones permite verificar de que todo el trabajo y los entregables hayan sido terminados y entregados a satisfacción del cliente o ente contratante. El proceso conlleva actividades administrativas tales como resolución de reclamaciones pendientes, revisión y ajuste final de registros sobre la ejecución y desempeño del contratista o proveedor, información que pasa a formar parte del banco histórico de datos, y que es de utilidad como referencia para futuros trabajos.

Con respecto al cierre de contratos, es conveniente tener en cuenta los siguientes aspectos:

•       Cuando el proyecto contempla fases múltiples, es probable que un contrato tenga su plazo de vigencia únicamente en una de sus fases. En cuyo  caso, el proceso Cerrar las Adquisiciones, efectúa el cierre de los contratos asociados  a esa fase.
•      Las reclamaciones no resueltas pueden estar sujetas a litigio luego de haber efectuado el cierre.
•      Los términos de cada contrato en particular pueden establecer condiciones o procedimientos  específicos para efectuar el cierre del mismo.
•    La finalización anticipada del contrato, llamada rescisión o resolución del contrato, es un caso particular de cierre de las adquisiciones, que puede originarse por conveniencia o decisión de ambas partes de mutuo acuerdo, por incumplimiento manifiesto de una de las partes o por decisión unilateral del ente contratante, cuando el contrato así lo establezca, en cuyo caso el contratante deberá resarcir económicamente al contratista por el perjuicio que le ocasiona tal decisión, al dedicar o reservar recursos para el proyecto, producto de la relación contractual, que al final no son utilizados o quedan ociosos.

Cerrar las Adquisiciones: Entradas

Las Entradas del proceso 12.4 son 2, las cuales se enumeran a continuación en la siguiente tabla:

Entrada	Origen/Procedencia	Descripción
1.     Plan para la Dirección del Proyecto	Proceso 4.2 Desarrollar el Plan para la Dirección del Proyecto	El plan de gestión de las adquisiciones, que forma parte del plan para la dirección del proyecto, es, al igual que para los demás procesos de la sección 12, entrada al proceso Cerrar las Adquisiciones, y describe cómo se gestionarán los procesos de adquisición, desde el desarrollo de la documentación de la adquisición hasta el cierre del contrato.
2.     Documentos de la Adquisición	Proceso 12.3 Administrar las Adquisiciones	Para cerrar el contrato, se recopila, clasifica y archiva toda la documentación de la adquisición. Se cataloga la información del contrato relativa al cronograma, al alcance, a la calidad y al desempeño de costos, junto con toda la documentación sobre cambios del contrato, registros de pago y resultados de las inspecciones. Esta información puede ser utilizada para las lecciones aprendidas y como base de evaluación de contratistas para contratos futuros.

Cerrar las Adquisiciones: Herramientas y Técnicas

La siguiente tabla presenta de forma resumida las herramientas y técnicas que pueden ser aplicadas para el desarrollo de este proceso:

Herramienta / Técnica	Descripción
1.     Auditorias de  la Adquisición	Una auditoría de la adquisición es una revisión estructurada del proceso de adquisición, desde el proceso 12.1 Planificar las Adquisiciones hasta el proceso 12.3 Administrar las Adquisiciones. El objetivo de una auditoría de la adquisición es identificar los éxitos y los fracasos que merecen ser reconocidos en la preparación o administración de otros contratos de adquisición en el proyecto, o en otros proyectos dentro de la organización ejecutante.
2.     Acuerdos Negociados	En toda relación de adquisición, el acuerdo definitivo y equitativo de todos los asuntos, reclamaciones y controversias pendientes a través de la negociación es un objetivo fundamental. En los casos en que no es factible llegar a un acuerdo mediante la negociación directa, puede examinarse el empleo de algún método alternativo para la resolución de conflictos, incluyendo la mediación o el arbitraje. Cuando todo recurso falla, iniciar un litigio en los tribunales es la opción menos deseable.
3.     Sistema de Gestión de Registros	Explicado en el proceso 12.3, un sistema de gestión de registros es utilizado por el director del proyecto para gestionar la documentación y los registros del contrato y de las adquisiciones. Está compuesto por un conjunto específico de procesos, funciones de control relacionadas y herramientas de automatización que se consolidan y combinan en un todo, como parte del sistema de información de la dirección del proyecto (Proceso 4.3 Sección 4.3.2.2). El sistema contiene un registro recuperable de los documentos contractuales y de la correspondencia.

Administrar las Adquisiciones: Salidas

La siguiente tabla muestra la descripción de las salidas que se generan del proceso 12.4

Salida	Descripción	Entrada al Proceso
1.     Adquisiciones Cerradas	El comprador, por lo general mediante su administrador de adquisiciones autorizado, proporciona al vendedor una notificación formal por escrito de que el contrato ha sido completado. Habitualmente, los requisitos para el cierre formal de la adquisición se definen en los términos y condiciones del contrato, y se incluyen en el plan de gestión de las adquisiciones.	Empresa/Organización Base de Datos Histórica
2.     Actualizaciones a los Activos de los Procesos de la Organización	Entre los elementos de los activos de los procesos de la organización que pueden actualizarse, se encuentran: El archivo de la adquisición. Se prepara un juego completo indexado de la documentación del contrato, incluyendo el contrato cerrado, para su incorporación a los archivos finales del proyecto. La aceptación de los entregables. El comprador, por lo general mediante su administrador de adquisiciones autorizado, proporciona al vendedor un aviso formal por escrito de que los entregables han sido aceptados o rechazados. Por lo general, los requisitos para la aceptación formal de los entregables y la manera de abordar los entregables que no cumplen con los requisitos se definen en el contrato. La documentación sobre lecciones aprendidas. Las lecciones aprendidas, las experiencias vividas y las recomendaciones para la mejora del proceso deben ser elaboradas para los archivos del proyecto a fin de mejorar las adquisiciones futuras.	Empresa/Organización