EFECTUAR LAS ADQUISICIONES

GESTIÓN DE LAS ADQUISICIONES DEL PROYECTO

Descripción del Proceso 12.2: Efectuar las Adquisiciones

Definición del Proceso

El proceso 12.2 del área de conocimiento Gestión de las Adquisiciones del Proyecto, consiste en obtener respuestas de los vendedores, seleccionar un vendedor y adjudicar un contrato. En este proceso, el equipo recibirá ofertas y propuestas, y aplicará criterios de selección definidos previamente a fin de seleccionar uno o más vendedores que estén calificados para efectuar el trabajo y que sean aceptables como tales. A continuación se presenta los componentes de este proceso y el flujograma de mismo.

                                                               

Aspectos destacados del Proceso 12.2 Efectuar  las Adquisiciones

Para el caso de adquisiciones importantes, se puede elaborar una lista restringida o lista corta de vendedores calificados, basándose en una propuesta preliminar. Puede realizarse entonces una evaluación más detallada, fundada en un documento de requisitos más específico e integral, solicitado a los vendedores que integran la lista restringida. Además, las herramientas y técnicas aquí descritas pueden utilizarse solas o combinadas para seleccionar vendedores. Por ejemplo, se puede utilizar un sistema de ponderación para:

• ·         seleccionar un único vendedor al que se solicitará la firma de un contrato estándar,
• ·      establecer una secuencia de negociación mediante la clasificación de todas las propuestas según puntajes de evaluación asignados a cada una.

Diagrama de Flujo del Proceso 12.2 Efectuar  las Adquisiciones

Entre los elementos claves que influyen de manera determinante sobre la ejecución del proceso Efectuar las Adquisiciones están los procesos 4.2 Desarrollar el Plan para la Dirección del Proyecto y 12.1 Planificar las Adquisiciones, además de aportes informativos de la empresa/organización y de los vendedores.

Efectuar las Adquisiciones: Entradas

Las Entradas del proceso 12.2 son 9, las cuales se enumeran a continuación en la siguiente tabla:

Entrada	Origen/Procedencia	Descripción
1.     Plan para la Dirección del Proyecto	Proceso 4.2 Desarrollar el Plan para la Dirección del Proyecto	El plan de gestión de las adquisiciones, que forma parte del plan para la dirección del proyecto descrito en el proceso 4.2, es una entrada al proceso Efectuar las Adquisiciones y describe cómo se gestionarán los procesos de adquisición, desde el desarrollo de la documentación de la adquisición hasta el cierre del contrato.
2.     Documentos de la Adquisición	Proceso 12.1 Planificar las Adquisiciones	Estos documentos provienen como salida del proceso 12.1 y consisten en los pliegos de contratación o adquisición que se entregan a los ofertantes para la elaboración de sus ofertas. Los documentos incluyen condiciones, especificaciones sobre el producto o servicio requerido, tipo y modelo de contrato y las indicaciones generales para preparar y entregar la oferta.
3.     Criterios de Selección de Proveedores	Proceso 12.1 Planificar las Adquisiciones	Los criterios de selección de proveedores pueden incluir información sobre las habilidades requeridas del proveedor, sus capacidades, las fechas de entrega, el costo del producto, el costo del ciclo de vida, la pericia técnica y el enfoque con respecto al contrato como se describe en el proceso 12.1.
4.     Lista de Vendedores Calificados	Empresa/Organización	Es una lista de los vendedores que han sido preseleccionados en base a sus calificaciones y experiencia pasada, de modo que las adquisiciones sean dirigidas sólo a aquellos vendedores que están en condiciones de ejecutar cualquier tipo de contrato resultante.
5.     Propuesta de los Vendedores	Vendedores	Las propuestas de los vendedores, preparadas en respuesta a un paquete de formularios de la adquisición, conforman el conjunto de informaciones básicas que será utilizado por un organismo de evaluación a fin de seleccionar uno o más licitadores (vendedores).
6.     Documentos del Proyecto	Documentos del Proyecto	Entre los documentos del proyecto que a menudo se tienen en cuenta, se incluyen: ·       el registro de riesgos ·       los acuerdos contractuales relacionados con los riesgos
7.     Decisiones de Hacer o Comprar	Proceso 12.1 Planificar las Adquisiciones	Las decisiones de hacer/comprar documentan las conclusiones relativas a aquellos productos, servicios o resultados que serán adquiridos fuera de la organización del proyecto y aquellos que van a ser desarrollados internamente por la empresa ejecutante y puede consistir en una matriz o  formulario indicativo de los paquetes o actividades a ser adquiridos o contratados y su justificación.
8.     Acuerdos para Trabajar en Equipo	Empresa/Organización Vendedores	Cuando se implementa un acuerdo de equipo, los roles del comprador y del vendedor ya habrán sido decididos por la dirección ejecutiva. En algunos casos, es posible que el vendedor ya se encuentre trabajando en virtud de algún tipo de contrato provisional financiado por el comprador o de manera conjunta por ambas partes. El esfuerzo del comprador y del vendedor en este proceso consiste en elaborar de manera conjunta un enunciado del trabajo relativo a adquisiciones que cumpla con los requisitos del proyecto. Las partes negociarán luego un contrato final que deberá ser adjudicado.
9.     Activos de los Procesos de la Organización	Empresa/Organización	Entre los elementos de los activos de los procesos de la organización que pueden influir en el proceso Efectuar las Adquisiciones, se incluyen: ·       las listas de posibles vendedores calificados previamente ·       la información relativa a las experiencias pasadas pertinentes con los vendedores, tanto positivas como negativas

Efectuar las Adquisiciones: Herramientas y Técnicas

La siguiente tabla presenta de forma resumida las herramientas y técnicas que pueden ser aplicadas para el desarrollo de este proceso:

Herramienta / Técnica	Descripción
1.     Conferencia de Oferentes	Las conferencias de licitadores (denominadas a veces conferencias de contratistas, conferencias de proveedores o conferencias previas a la licitación) son reuniones con todos los posibles vendedores y compradores antes de la presentación de ofertas o propuestas. Se utilizan para asegurar que todos los posibles vendedores comprendan de manera clara y uniforme la necesidad de adquisición (requisitos técnicos y contractuales), y que ningún licitador reciba tratamiento preferencial. Las respuestas a las preguntas pueden ser incorporadas en los documentos de la adquisición en forma de enmiendas. Para que haya equidad, los compradores deben tener especial cuidado en asegurar que todos los posibles vendedores escuchen cada una de las preguntas de los demás vendedores potenciales particulares, así como cada respuesta proporcionada por el comprador.
2.     Técnicas de Evaluación de Propuestas	En el caso de adquisiciones complejas, en las que la selección del proveedor se basará en las respuestas de los vendedores a criterios de ponderación definidos previamente, se definirá un proceso formal de revisión de la evaluación, de acuerdo con las políticas de adquisición del comprador. El comité de evaluación realizará su selección, que deberá ser aprobada por la dirección antes de la adjudicación.
3.     Estimaciones Independientes	En el caso de muchos elementos de adquisición, la organización compradora puede elegir entre preparar su propia estimación independiente o contratar los servicios de un estimador profesional externo, a fin de servir como norma de comparación de las respuestas propuestas. En caso de que existan diferencias considerables en las estimaciones de costos, esto podría ser un indicio de que el enunciado del trabajo relativo a adquisiciones fue deficiente, ambiguo y/o que los vendedores potenciales no interpretaron correctamente dicho enunciado o no pudieron responder integralmente al mismo.
4.     Juicio de Expertos	El juicio de expertos puede ser utilizado para evaluar las propuestas de los vendedores. La evaluación de las propuestas puede ser realizada por un equipo multidisciplinario de revisión con experiencia en cada una de las áreas cubiertas por los documentos de la adquisición y el contrato propuesto. Esto puede incluir conocimientos especializados en disciplinas funcionales tales como la contratación, servicios legales, servicios financieros, contabilidad, ingeniería, diseño, investigación, desarrollo, ventas y fabricación.
5.     Publicidad	Las listas existentes de vendedores potenciales a menudo pueden ser ampliadas si se colocan anuncios en publicaciones de amplia difusión, tales como periódicos selectos, o en publicaciones profesionales especializadas. Algunas jurisdicciones gubernamentales requieren la difusión pública de ciertos tipos de artículos para adquirir, mientras que la mayoría exige la publicidad de los contratos gubernamentales pendientes.
6.     Búsqueda en Internet	Internet ejerce una influencia considerable en la mayoría de las adquisiciones del proyecto y en la cadena de suministro de las organizaciones. Mientras que muchos artículos, componentes y elementos listos para vender pueden ser encontrados rápidamente en Internet y adquiridos a un precio fijo, las adquisiciones de alto riesgo y muy complejas que requieren un monitoreo de cerca no pueden obtenerse por este medio.
7.     Negociación de Adquisiciones	Las negociaciones aclaran la estructura, los requisitos y otros términos relativos a las compras, para que se logre establecer un acuerdo mutuo antes de firmar el contrato. El lenguaje contractual final refleja todos los acuerdos obtenidos. Los temas cubiertos deberían incluir las responsabilidades, la autoridad de efectuar cambios, los términos y la legislación aplicables, los enfoques técnicos y de dirección comercial, los derechos de propiedad exclusiva, el financiamiento del contrato, las soluciones técnicas, el cronograma general, los pagos y el precio. Las negociaciones se cierran con un documento contractual que puede ser realizado por ambas partes, la compradora y la vendedora. En el caso de elementos de adquisición complejos, la negociación del contrato puede ser un proceso independiente con entradas (p.ej. una lista de asuntos o de elementos pendientes) y salidas (p.ej., decisiones documentadas) propias. En el caso de elementos de adquisición simples, los términos y condiciones del contrato pueden fijarse con anterioridad y no ser negociables, y sólo requerir la aceptación del vendedor. Puede suceder que el director del proyecto no sea el negociador principal de las adquisiciones. El director del proyecto y otros miembros del equipo de dirección del proyecto pueden estar presentes durante las negociaciones para brindar asistencia y, si fuera necesario, aportar aclaraciones en cuanto a los requisitos técnicos, de calidad y de dirección del proyecto.

Efectuar las Adquisiciones: Salidas

La siguiente tabla muestra la descripción de las salidas que se generan del proceso 12.2

Salida	Descripción	Entrada al Proceso
1.     Vendedores Seleccionados	Los vendedores seleccionados son aquellos para los que, en función del resultado de la evaluación de la propuesta u oferta, se ha establecido que se encuentran en un rango competitivo, y quienes han negociado un contrato preliminar que se convertirá en el contrato real cuando se formalice la adjudicación. La aprobación final de todas las adquisiciones complejas, de alto riesgo y valor, requiere por lo general la aprobación de los directivos de la organización antes de la adjudicación.	Proceso 12.3 Administrar las Adquisiciones
2.     Adjudicación del Contrato de Adquisición	A cada vendedor seleccionado se le adjudica un contrato de adquisición. El contrato puede tener la forma de una simple orden de compra o de un documento complejo. Independientemente de la complejidad del documento, un contrato es un acuerdo legal vinculante para las partes, que obliga al vendedor a proporcionar los productos, servicios o resultados especificados, y al comprador a retribuir al vendedor. Un contrato establece una relación legal sujeta a resolución en los tribunales. Los principales componentes de un documento contractual varían, pero en general incluyen, entre otros: ·       el enunciado del trabajo o los entregables ·       la línea base del cronograma ·       los informes de desempeño ·       el periodo de ejecución ·       los roles y las responsabilidades ·       el lugar de desempeño del vendedor ·       los precios ·       las condiciones de pago ·       el lugar de entrega ·       los criterios de inspección y aceptación ·       las garantías ·       el soporte del producto ·       los límites de responsabilidad ·       los honorarios y las retenciones ·       las sanciones ·       los incentivos ·       el seguro y las fianzas de ejecución ·       la aprobación de los subcontratistas subordinados ·       el tratamiento de solicitudes de cambio ·       mecanismos de finalización y alternativas de resolución de controversias. El método de alternativas de resolución de controversias puede decidirse por anticipado como parte de la adjudicación de la adquisición.	Vendedores
3.     Calendario de Recursos	Se documentan la cantidad y disponibilidad de los recursos contratados, así como las fechas en las que cada recurso específico puede estar activo o inactivo.	Proceso  6.3 Estimar los Recursos de las Actividades Proceso 6.4 Estimar la Duración de las Actividades Proceso 6.5 Desarrollar el Cronograma Proceso 7.2 Determinar el Presupuesto Proceso 9.3 Desarrollar el Equipo  del Proyecto
4.     Solicitudes de Cambio	Las solicitudes de cambio al plan para la dirección del proyecto, sus planes subsidiarios y otros componentes son procesadas para su análisis y resolución mediante el proceso Realizar el Control Integrado de Cambios (Proceso 4.5).	Proceso 4.5 Realizar el Control Integrado de Cambios
5.     Actualizaciones al Plan para la Dirección del Proyecto	Entre los elementos del plan para la dirección del proyecto que pueden actualizarse, se encuentran: ·       la línea base de costo ·       la línea base del alcance ·       la línea base del cronograma ·       el plan de gestión de las adquisiciones	Proceso 4.2 Desarrollar el  Plan para la Dirección del Proyecto
6.     Actualizaciones a los Documentos del Proyecto	Entre los documentos del proyecto que pueden actualizarse, se incluyen: ·       la documentación de requisitos ·       la documentación relativa a la rastreabilidad de requisitos ·       el registro de riesgos	Documentos del Proyecto