La Gestión
de las Adquisiciones del proyecto ubicada en la sección 12, es la última área
de conocimiento del PMBOK en su cuarta versión, aunque no por ello menos
importante. Por el contrario, esta área de conocimiento reviste carácter
primordial, ya que a través de ella se definen, planifican, ejecutan y
controlan, aquellas actividades del cronograma o paquetes de la EDT que pueden
o deben ser ejecutados por entes externos a la organización del proyecto, y que
comúnmente son las más importantes del proyecto. El área de conocimiento
“Gestión de las Adquisiciones” se define como el conjunto de procesos necesarios para
realizar la compra o adquisición de los productos, servicios o resultados,
generados o producidos fuera del ámbito que abarca el equipo del proyecto, y
que se requieren para el desarrollo y terminación del proyecto.
La
gestión de adquisiciones involucra dos aspectos claves de la gestión de proyectos
en general:
·
La
gestión de contratos y órdenes de compra
·
El
control de cambios
A través de los procesos de esta área de
conocimiento se administran todas las contrataciones que suscribe a
organización, bien sea para diseñar, construir, fabricar o simplemente comprar
un producto, un servicio o un resultado.
La gestión de las adquisiciones está
compuesta en la versión cuarta del PMBOK, por cuatro procesos que se indican a
continuación:
·
12.1
“Planificar las Adquisiciones”
·
12.2
“Efectuar las Adquisiciones”
·
12.3
“Administrar las Adquisiciones”
·
12.4
“Cerrar las Adquisiciones”
Al igual que para todos los procesos de gestión
de proyectos, los procesos de adquisiciones tienen las siguientes
características:
·
Interactúan
entre sí y con los procesos de otras áreas de conocimiento.
·
Pueden
implicar el esfuerzo de una persona, de un grupo de personas, de toda la
organización o más allá de esta.
·
Cada
proceso se ejecuta al menos una vez
durante la fase o el ciclo de vida del proyecto
·
Estos
procesos, a pesar de ser elementos diferenciados y discretos, en la práctica
interactúan entre sí en formas que se encuentran fuera del alcance de la
gestión de proyectos.
A continuación, se presenta el esquema
general de procesos de esta área de conocimiento, con sus entradas,
herramientas y técnicas y salidas:
Los pasos que se siguen para gestionar las
adquisiciones del proyecto se describen a continuación, por medio de una breve
descripción de los procesos que la conforman:
Proceso
12.1: Planificar las Adquisiciones
Para llevar a cabo la Gestión de las
Adquisiciones del Proyecto, el equipo
del proyecto debe en primer lugar,
identificar cuales paquetes o partes del trabajo del proyecto, pueden o deben
ser ejecutadas por una organización externa. A la vez, mediante este análisis,
se definen las partes del trabajo que pueden ser llevadas a cabo por la propia
organización del proyecto con sus propios recursos. Las razones para definir
que un determinado paquete de trabajo o parte del proyecto puede o debe ser
ejecutado por un ente externo son diversas, entre las que cabe mencionar:
·
Reconocimiento
de la dificultad o incapacidad para realizar el trabajo, por parte de la
organización del proyecto, debido a indisponibilidad de recursos especializados
o debido a la naturaleza técnica especializada que exige el trabajo.
·
Para
aprovechar la aplicación y asimilación de tecnologías especializadas o
novedosas requeridas para realizar el trabajo.
·
Por
razones económicas luego de una evaluación comparativa de costos.
Para comenzar el trabajo de planificar las
adquisiciones, el equipo del proyecto se reúne para analizar y definir que
trabajo va a realizar la organización y que trabajo se va a delegar en otra
organización para su ejecución. Para ello se hace uso de la siguiente documentación previamente
elaborada:
- · Línea Base del Alcance (EDT)
- · Listado de Requisitos
- · Registro de Riesgos
- · Línea Base del Tiempo (Cronograma)
- · Línea Base de Costos (Presupuesto estimado)
Una vez seleccionadas de manera tentativa las
partes de la obra a ser adquiridas, se procede a hacer un análisis comparativo
mediante la técnica “Hacer o Comprar”. Esta técnica permite canalizar a través
de un análisis comparativo de costos, la decisión entre ejecutar un trabajo
determinado con recursos propios o delegar su realización a un ente externo.
Existen casos en los que no procede la realización de tal análisis, cuando la
decisión de adquirir se fundamenta en la incapacidad manifiesta de la
organización del proyecto para la realización del trabajo. En las reuniones de estos
análisis toma parte el juicio de expertos como elemento importante.
Posterior a la definición y decisión de la organización
acerca de cuáles elementos o paquetes EDT o actividades del cronograma van a
ser adquiridos se procede a generar las siguientes salidas del proceso, que
serán utilizadas en los procesos siguientes:
·
Plan
de Gestión de las Adquisiciones. Define entre otras cosas, los tipos de
contratos a ser aplicados, la forma general en que se gestionarán los procesos
de adquisición y el cronograma de adquisiciones, información que se presenta en
la matriz de adquisiciones.
·
Enunciado
del Trabajo de las Adquisiciones. Define exactamente el trabajo que va a ser
adquirido a objeto de delimitar el mismo y que no exista duda sobre lo que se requiere.
·
Documentos
de la Adquisición. Son los documentos que van a ser entregados a los posibles
candidatos interesados en la adquisición, para la elaboración de las ofertas.
Incluye términos de referencia, especificaciones y condiciones de la
adquisición. Estos documentos deben ser generados para cada una de las
adquisiciones definidas o identificadas
·
Criterios
de Selección. A ser aplicados para determinar cuál o cuáles ofertas se ajustan
en mayor medida a los requerimientos de la adquisición.
Adicionalmente se puede generar la necesidad
de efectuar cambios al Plan para la Dirección del Proyecto y sus planes
subsidiarios.
Un aspecto importante de este proceso y en
general de esta área de conocimiento es que las adquisiciones se efectúan a
través de contratos. Por contrato se entiende un acuerdo de carácter vinculante
entre dos personas naturales o jurídicas, que para los efectos de este estudio,
se denominan comprador y vendedor. El contrato establece los derechos y
obligaciones para las partes firmantes, sobre una materia o asunto en
particular que el comprador desea que el vendedor le desarrolle, ejecute,
suministre y entregue. El contrato está compuesto de cláusulas que regulan las
relaciones entre los firmantes sobre la materia o asunto en cuestión. Los
elementos claves de todo contrato son: la identificación de las partes
firmantes, el objeto o asunto del contrato y la prestación y contraprestación
que recibe cada parte. Como parte del proceso “Planificar las Adquisiciones”
está definir, con el apoyo de juicio de expertos en el área legal, los tipos de
contratos a ser utilizados para cada una de las adquisiciones.
Proceso
12.2: Efectuar las Adquisiciones
Una vez obtenidas las salidas del proceso
Planificar las Adquisiciones y definidas las partes del proyecto a ser
adquiridas se procede a efectuar las adquisiciones. Este proceso consiste en
llevar a cabo la selección de los vendedores que van a desarrollar los trabajos
objeto de las adquisiciones. Para ello se siguen, en líneas generales los
siguientes pasos:
·
Dependiendo
de los tipos de contratos a ser aplicados, y siguiendo las fechas establecidas
en el cronograma de adquisiciones del Plan de Gestión de las Adquisiciones, se
procede a convocar procesos de licitación, contratación o adquisición o a
aprobar y firmar órdenes de compra, cuando los productos o servicios son bienes
ya elaborados. En este caso, se hablará en lo sucesivo de procesos de
contratación.
·
Para
llevar a cabo estos procesos, se convoca de manera pública o privada a un grupo
de empresas u organizaciones con disposición y capacidad para realizar los
trabajos requeridos, señalados en los enunciados respectivos. Para el caso de
proceso privado, el equipo del proyecto puede presentar una lista de posibles
vendedores calificados y extenderles una invitación a participar. Cuando el
proceso es público, concurre cualquier cantidad de interesados.
·
Luego
de la apertura formal de los procesos de contratación, la organización del
proyecto o ente contratante, convoca a los interesados a asistir a sus
instalaciones, en un lapso de tiempo determinado, a retirar los documentos de
la adquisición o contratación, a la vez que les ofrece charlas y/o visitas explicativas
sobre la contratación o sobre aspectos que requieren aclaratorias.
·
Una
vez entregados los documentos de la adquisición a las personas u organizaciones
interesadas, estas disponen de un lapso de tiempo establecido en el cronograma
del Plan de Gestión de las Adquisiciones, para presentar sus ofertas o propuestas.
En una fecha establecida por el ente contratante, los interesados deberán
presentar en sobres cerrados y sellados, sus ofertas, las cuales deberán contener
como mínimo:
o
el
presupuesto
o
la
estructura desglosada de costos
o
la
propuesta de financiamiento (si aplica)
o
el
cronograma de trabajo
o
la
memoria descriptiva contentiva de procedimientos y metodologías a ser
utilizadas para realizar el trabajo
o
el
plan preliminar de aseguramiento de calidad
o
aspectos
relacionados con seguridad y ambiente.
·
Luego
de recibidas las ofertas, el ente contratante dispone igualmente de un lapso de
tiempo previsto, para revisar, evaluar y determinar cuáles son las ofertas que
más se ajustan y cumplen con los requisitos de la adquisición. El ente
contratante usualmente designa grupos o comisiones evaluadoras que abarcan
todos los aspectos involucrados en la adquisición: técnicos, administrativos,
legales. Para tal propósito, el ente contratante aplicará los criterios de
selección definidos en Planificar las Adquisiciones. El resultado final de la
revisión de las ofertas es la selección del vendedor o contratista más apropiado
a los intereses de la organización del proyecto.
·
Seleccionado
el vendedor, contratista o proveedor, se procede a adjudicar el contrato, para
lo cual el comprador o ente contratante debe participar al ganador del proceso
sobre la decisión tomada, evento conocido como Buena Pro, al tiempo que
comienza una etapa previa a la firma del contrato que consiste en el
establecimiento, mediante acuerdos, de los términos y condiciones que va a
contener el documento del contrato. En este caso se aplican técnicas de
negociación, cuyo objeto es satisfacer las expectativas y necesidades de las
partes que van a firmar el contrato.
·
El
paso final del proceso “Efectuar las Adquisiciones” es la firma del documento
principal del contrato, para posteriormente proceder a dar inicio formal al
contrato mediante la suscripción de un acta, que igualmente firman representantes
de ambas partes.
A partir del inicio formal del contrato de
adquisición, comienza la etapa de administración de la adquisición.
Proceso
12.3: Administrar las Adquisiciones
Luego de concluido el proceso 12.2 Efectuar
las Adquisiciones, con la firma del contrato y posteriormente, del acta de
inicio, comienza la ejecución del mismo y se activa el proceso de administración.
Tanto el comprador o ente contratante como el
vendedor o contratista están en la obligación de administrar el contrato, cada
uno desde su posición, adoptando ambos para ello los procesos de la gestión de
proyectos aplicados desde su punto de vista:
·
Para
el comprador, el contrato de adquisición es un elemento que forma parte del
alcance del proyecto y el contratista pasa a ser otro interesado del proyecto,
clasificado en la categoría de “proveedor”.
·
Para
el vendedor, el contrato es el proyecto, y su meta es su cumplimiento en plazo,
costo y calidad, con la presentación
final de los entregables. Para el vendedor, el comprador es su interesado
clave, siendo clasificado como “cliente”.
En ambos casos, para administrar el contrato,
tanto el comprador como el vendedor, deben hacer uso de procesos claves de
otras áreas de conocimiento, como tiempo, costos. calidad y riesgos, para
llevar a cabo una administración efectiva y garantizar, en un esfuerzo mutuo,
el cumplimiento de las obligaciones de
cada parte.
Usualmente en nuestro medio, el ente
contratante designa una persona del equipo del proyecto o de la organización,
como el supervisor/inspector del contrato, siendo esta persona la encargada de
monitorear la ejecución del contrato haciendo seguimiento del cronograma,
revisando y dando conformidad al trabajo realizado en cuanto a calidad y
cumplimiento de las especificaciones y aprobando la tramitación de los pagos.
En contratos cuyo trabajo es de gran envergadura, como aquellos en los que existen
varios frentes de trabajo, el inspector se hace acompañar de un grupo de
personas que actúan como fiscales, que monitorean la ejecución y recaban la
información del desempeño del trabajo. La administración del contrato como tal
recae sobre una unidad centralizada del ente contratante, que se alimenta de
información proveniente del inspector y su grupo, que lleva el control de los
pagos, de las fianzas, de las reclamaciones, y de la gestión de cambios.
Para realizar la administración de un
contrato, el grupo de trabajo involucrado debe tener a mano los siguientes documentos:
·
El
Contrato, entendiendo como tal, el documento principal, la oferta del
contratista, los documentos de la contratación que incluyen las
especificaciones y las normas generales y particulares. Además, el marco legal,
leyes, decretos reglamentos, el contrato de financiamiento si aplica. La oferta
a su vez incluye el presupuesto, el cronograma, la memoria descriptiva, los
métodos de trabajo, los recursos disponibles y cualquier otro documento
señalado expresamente en la cláusula “Documentos del Contrato”.
·
El
Plan para la Dirección del Proyecto, que incluye el Plan de gestión de las
Adquisiciones, para disponer en todo momento de una visión macro de la
adquisición y el proyecto..
·
Los
informes de desempeño, avance o progreso, que informan el estado de los entregables.
·
La
información sobre el desempeño, es decir, los registros de calidad de la
inspección de los trabajos.
·
Las
solicitudes de cambio que se requieren en el contrato.
Para realizar la administración del contrato,
el ente contratante hace uso de varias herramientas y técnicas entre las que
cabe mencionar la ya señalada inspección acompañada de revisiones de auditoría
de calidad y elementos que forman parte de los activos de los procesos de la
organización, tales como los sistemas de pago, el sistema de control de
cambios, el sistema de gestión de registros, procedimientos para administrar
reclamaciones.
El producto final de la administración de las
adquisiciones es la conformación gradual y progresiva del expediente del
contrato, el cual incluye el contrato y toda la documentación que se genera
como consecuencia de la ejecución del mismo hasta su terminación.
Proceso
12.4: Cerrar las Adquisiciones
El proceso final de la gestión de las
adquisiciones es el cierre de las mismas. Al igual que se realizó con cada
adquisición para efectuar y administrar la contratación, una vez concluido todo
el trabajo objeto del contrato, se procede a efectuar su cierre, entendiendo
como tal, los pasos y actividades que se indican a continuación.
·
El
contrato tiene un plazo vigente y unos entregables a ser presentados por el vendedor
o contratista al comprador dentro de ese plazo. Cuando todos los entregables
incluidos en el objeto del contrato han sido presentados al ente contratante a
su entera satisfacción, el contrato llega a su fin desde el punto de vista de
su ejecución.
·
Para
declarar un contrato como terminado, las partes se reúnen y de mutuo acuerdo,
los representantes autorizados de cada una, firman un acta provisional de terminación.
·
A
partir de la firma del acta provisional de terminación, se inicia el proceso de
cierre del contrato, que consiste básicamente en:
o verificar
y constatar que todo el trabajo y los entregables han sido efectivamente
terminados
o
revisar
el estado de pagos haciendo énfasis en aquellos pendientes
o revisar
reclamaciones, multas por incumplimiento, ajustes de precios pendientes y demás
aspectos administrativos, realizando el ajuste final de registros sobre el
desempeño del contratista.
·
Con
toda la información recabada y revisada, se procede a elaborar cuadros de
cierre para los distintos entregables, componentes, partidas o secciones del
contrato que conforman de esta manera un informe de cierre, que es revisado y
aprobado por las partes para luego ser elevado a la instancia aprobatoria del
ente contratante, la misma que suscribió el contrato.
·
Al
ser aprobado el cuadro de cierre, se firma el acta definitiva de terminación y
se da por cerrado el contrato.
·
El
cuadro de cierre puede contemplar el pago de conceptos pendientes que le
adeudan y que le son reconocidos a la contratista o retenidos, en caso de que
estos conceptos sean a favor del comprador o ente contratante.
El proceso de cierre involucra también la negociación
de condiciones para el cierre, cuyo objeto es garantizar la satisfacción plena de
las partes, tanto desde el punto de vista técnico como administrativo.
El resultado final de la adquisición es la
terminación de una parte del proyecto y la satisfacción de ambas partes por
haber logrado el cumplimiento de los objetivos del contrato.
Toda la información o documentación de la
adquisición agrupada en un expediente, pasa a formar parte de las lecciones
aprendidas y archivo histórico del proyecto, que será de utilidad para futuros
proyectos y contrataciones, a la vez que representa una referencia para la
empresa contratista.
Las
siguientes conclusiones sobre el área de conocimiento “Gestión de las
Adquisiciones” se pueden señalar:
· Por
medio de la gestión de adquisiciones se canaliza la ejecución de todas las
partes del proyecto que deben ser ejecutadas por organizaciones o entidades
externas a la organización del proyecto.
·
El
elemento clave por medio del cual se gestionan las adquisiciones es el
contrato.
· El
contrato se gestiona en cierta forma como una fase del proyecto, donde se deben
aplicar otros procesos de otras áreas de conocimiento, además de las
adquisiciones.
· El
ciclo planificar-efectuar-administrar-cerrar se repite para cada una de las
adquisiciones requeridas en el proyecto.
· La
planificación de las adquisiciones permite identificar todas las actividades o
paquetes de trabajo del alcance del proyecto, que pueden o deben ser adquiridas
fuera de la organización del proyecto y a la vez permite programar en el tiempo
los procesos para efectuar las adquisiciones.
· Efectuar
las adquisiciones es el proceso a través del cual se llevan a cabo las contrataciones,
terminando con la firma de los contratos.
· Administrar
las adquisiciones permite hacer seguimiento y controlar que los objetivos del
contrato se están cumpliendo, realizando las correcciones que sean necesarias.
·
Cerrar
las adquisiciones es el proceso a través del cual se verifica el cumplimiento
de los objetivos y metas del contrato y se cierran los mismos.
PMI - GUIA PMBOK “Project Management Body of Knowledge” v.4 Sección 12
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