Descripción del Proceso 12.3: Administrar las Adquisiciones
Definición del Proceso
El proceso 12.3
del área de conocimiento Gestión de las
Adquisiciones del Proyecto, Administrar
las Adquisiciones es el proceso que consiste en gestionar las relaciones de
adquisiciones, supervisar el desempeño del contrato y efectuar cambios y
correcciones según sea necesario. Tanto el comprador como el vendedor
administran el contrato de adquisición con finalidades similares. Cada uno debe
asegurar que ambas partes cumplan con sus respectivas obligaciones
contractuales y que sus propios derechos legales se encuentren protegidos. A continuación se presenta los
componentes de este proceso y el flujograma de mismo.
Aspectos destacados del
Proceso 12.3 Administrar las
Adquisiciones
El proceso
Administrar las Adquisiciones garantiza que el desempeño del vendedor satisfaga
los requisitos de adquisición y que el comprador actúe en conformidad con los
términos del contrato legal. Debido a la naturaleza legal de la relación contractual,
resulta fundamental que el equipo de dirección del proyecto esté atento a las
implicaciones legales de las medidas tomadas al administrar una adquisición. En
proyectos mayores, con múltiples proveedores, un aspecto clave de la
administración del contrato es la gestión de las interfaces entre los distintos
proveedores.
Debido a
diferencias en las estructuras organizacionales, muchas organizaciones tratan
la administración de contratos como una función administrativa separada de la
organización del proyecto. Si bien un administrador de adquisiciones puede
formar parte del equipo del proyecto, por lo general, esta persona rinde
cuentas a un supervisor de un departamento diferente. Normalmente, esto sucede
cuando la organización ejecutante es también el vendedor del proyecto a un
cliente externo.
Administrar las Adquisiciones
incluye la aplicación de los procesos de la dirección de proyectos apropiados a
las relaciones contractuales, y la integración de las salidas de dichos
procesos dentro de la dirección general del proyecto. A menudo, esta
integración se da en múltiples niveles cuando existe una intervención de
múltiples vendedores y múltiples productos, servicios o resultados. Los
procesos de la dirección de proyectos que se aplican incluyen, entre otros:
- · Dirigir y Gestionar la Ejecución del Proyecto (Proceso 4.3) para autorizar el trabajo del vendedor en el momento oportuno.
- Informar el Desempeño (Proceso 10.5) para monitorear el alcance, el costo, el cronograma y el desempeño técnico del contrato.
- Realizar el Control de Calidad (Proceso 8.3) para inspeccionar y verificar la conformidad del producto del vendedor.
- Realizar el Control Integrado de Cambios (Proceso 4.5) para asegurar que los cambios sean aprobados correctamente y que todas las personas que necesiten estar informadas de dichos cambios efectivamente lo estén.
- Monitorear y Controlar los Riesgos (Proceso 11.6) para asegurar que los riesgos sean mitigados.
Diagrama de Flujo del
Proceso 12.3 Administrar las Adquisiciones
Administrar las Adquisiciones
también tiene un componente de gestión financiera que implica el monitoreo de
los pagos efectuados al vendedor. Esto asegura que se cumplan las condiciones
de pago definidas en el contrato y que la compensación del vendedor se
corresponda con su avance, según lo establecido en el contrato. Una de las
consideraciones principales a tener en cuenta cuando se realizan pagos a
proveedores es que exista una estrecha relación entre los pagos efectuados y el
trabajo realizado.
El proceso Administrar las
Adquisiciones revisa y documenta de qué manera se está desempeñando o se ha
desempeñado un vendedor basándose en el contrato y establece acciones
correctivas cuando sean necesarias. Esta revisión del desempeño puede
utilizarse para medir la competencia del vendedor para llevar adelante trabajos
similares en futuros proyectos. También se llevan a cabo evaluaciones similares
cuando se debe confirmar que un vendedor no está cumpliendo con sus
obligaciones contractuales y cuando el comprador contempla adoptar acciones
correctivas. Administrar las Adquisiciones incluye gestionar la finalización
anticipada del trabajo contratado (por causa, conveniencia o incumplimiento) en
conformidad con la cláusula de rescisión del contrato.
Los contratos pueden ser modificados
por mutuo consentimiento en cualquier momento con anterioridad al cierre del
contrato, de acuerdo con los términos del contrato relativos al control de
cambios. Es posible que dichas modificaciones no siempre beneficien por igual
al vendedor y al comprador.
Administrar las
Adquisiciones: Entradas
Las Entradas del proceso 12.3 son 6, las
cuales se enumeran a continuación en la siguiente tabla:
Entrada
|
Origen/Procedencia
|
Descripción
|
1. Documentos de la Adquisición
|
Proceso 12.1
Planificar las Adquisiciones
|
Los
documentos de la adquisición contienen registros completos de respaldo para
administrar los procesos de adquisición. Esto incluye la adjudicación del
contrato de adquisición y el enunciado del trabajo.
|
2. Plan para la Dirección del Proyecto
|
Proceso 4.2
Desarrollar el Plan para la Dirección del Proyecto
|
El
plan de gestión de las adquisiciones, que forma parte del plan para la
dirección del proyecto, sirve de entrada al proceso Efectuar las
Adquisiciones y al proceso Administrar las Adquisiciones y describe cómo se
gestionarán los procesos de adquisición, desde el desarrollo de la
documentación de la adquisición hasta el cierre del contrato.
|
3. Contrato
|
Proceso 12.2
Efectuar las Adquisiciones
|
Un
contrato es un acuerdo legal vinculante para las partes, que obliga al
vendedor a proporcionar los productos, servicios o resultados especificados
como parte de su objeto, y al comprador a retribuir al vendedor.
Para
más detalles sobre los componentes de un contrato ver la salida “Adjudicación
del Contrato de Adquisición” del proceso 12.2.
|
4. Informes de Desempeño
|
Proceso 10.5
Informar el Desempeño
|
La
documentación relacionada con el desempeño del vendedor incluye:
·
La
documentación técnica elaborada por el vendedor y otra información sobre los
entregables suministrada en conformidad con los términos del contrato.
·
Los
informes de desempeño del vendedor (Proceso 10.5). Los informes de desempeño
del vendedor indican qué entregables han sido completados y cuáles no.
|
5. Solicitudes de Cambio Aprobadas
|
Proceso 4.5
Realizar el Control Integrado
de Cambios
|
Las
solicitudes de cambio aprobadas pueden incluir modificaciones a los términos
y condiciones del contrato, incluyendo el enunciado del trabajo relativo a
adquisiciones, los precios y la descripción de los productos, servicios o
resultados que se suministrarán. Todos los cambios se documentan formalmente
por escrito y se aprueban antes de ser implementados.
|
6. Información sobre el Desempeño del Trabajo
|
Proceso 4.3
Dirigir y Gestionar la Ejecución del Proyecto
|
La
información sobre el desempeño del trabajo (Proceso 4.3), que incluye el
grado de conformidad con las normas de calidad, los costos incurridos o
comprometidos, las facturas del vendedor pagadas, se recopila como parte de
la ejecución del proyecto.
|
Administrar las
Adquisiciones: Herramientas y Técnicas
La siguiente tabla presenta de forma resumida las herramientas y
técnicas que pueden ser aplicadas para el desarrollo de este proceso:
Herramienta / Técnica
|
Descripción
|
1. Sistema de Control de Cambios del Contrato
|
Un
sistema de control de cambios del contrato define el proceso por el cual la
adquisición puede ser modificada. Incluye los formularios, los sistemas de
rastreo, los procedimientos de resolución de disputas y los niveles de
aprobación necesarios para autorizar los cambios. El sistema de control de cambios
del contrato está integrado con el sistema de control integrado de cambios.
|
2. Revisiones del Desempeño de las
Adquisiciones
|
La
revisión del desempeño de las adquisiciones es una revisión estructurada del
avance del vendedor para cumplir con el alcance y la calidad del proyecto,
dentro del costo y en el plazo acordado, tomando el contrato como referencia.
Puede incluir una revisión de la documentación elaborada por el vendedor y
las inspecciones por parte del comprador, así como auditorías de calidad
realizadas durante la ejecución del trabajo por parte del vendedor. El
objetivo de una revisión del desempeño es identificar los éxitos o fracasos
en cuanto al desempeño, el avance con respecto al enunciado del trabajo
relativo a adquisiciones y el incumplimiento del contrato, lo cual permite al
comprador cuantificar la capacidad o incapacidad demostrada por el vendedor
para realizar el trabajo. Dichas revisiones pueden tener lugar como parte de
las revisiones del estado del proyecto que podrían incluir a proveedores
clave.
|
3. Inspecciones y Auditorias
|
Las
inspecciones y auditorías solicitadas por el comprador y respaldadas por el
vendedor según se especifica en el contrato de adquisición pueden realizarse
durante la ejecución del proyecto para verificar la conformidad de los
procesos o entregables del vendedor. Si el contrato lo autoriza, algunos equipos
de inspección y auditoría pueden incorporar personal de adquisición del
comprador.
|
4. Informes de Desempeño
|
Los
informes de desempeño proporcionan a la dirección información sobre la
efectividad del vendedor en el logro de los objetivos contractuales.
|
5. Sistemas de Pago
|
Por
lo general, los pagos al vendedor son procesados por el sistema de cuentas
por pagar del comprador luego de que una persona autorizada del equipo del
proyecto certifique que el trabajo es satisfactorio. Todos los pagos deben
ser efectuados y documentados en estricta observancia de los términos del
contrato.
|
6. Administración de las Reclamaciones
|
Los
cambios impugnados y los cambios potencialmente constructivos son aquellos
cambios solicitados respecto de los cuales el comprador y el vendedor no
pueden llegar a un acuerdo sobre la compensación por el cambio, o incluso
sobre si un cambio ha tenido lugar. Estos cambios impugnados se denominan
también reclamaciones, conflictos o apelaciones. Las reclamaciones son documentadas,
procesadas, monitoreadas y gestionadas a lo largo del ciclo de vida del
contrato, generalmente en conformidad con los términos del mismo. Si las
partes no resuelven por sí mismas una reclamación, puede ser necesario
gestionarla de acuerdo con los procedimientos de resolución alternativa de
conflictos establecidos en el contrato. El acuerdo de todas las reclamaciones
y conflictos mediante la negociación es el método preferido.
|
7. Sistema de Gestión de Registros
|
Un
sistema de gestión de registros es utilizado por el director del proyecto
para gestionar la documentación y los registros del contrato y de las
adquisiciones. Está compuesto por un conjunto específico de procesos,
funciones de control relacionadas y herramientas de automatización que se consolidan
y combinan en un todo, como parte del sistema de información de la dirección
del proyecto (Proceso 4.3). El sistema contiene un registro recuperable de
los documentos contractuales y de la correspondencia.
|
Administrar las
Adquisiciones: Salidas
La siguiente tabla muestra la descripción de las salidas que se
generan del proceso 12.3
Salida
|
Descripción
|
Entrada al Proceso
|
1. Documentación de la Adquisición
|
La
documentación de la adquisición incluye, entre otros, el contrato de
adquisición con todos los cronogramas de respaldo, los cambios al contrato no
aprobados y las solicitudes de cambio aprobadas. La documentación de la adquisición
también incluye toda la documentación técnica elaborada por el vendedor y
otra información sobre el desempeño del trabajo, tal como los entregables,
los informes de desempeño del vendedor, garantías, los documentos financieros
(incluyendo las facturas y los registros de pago) y los resultados de las
inspecciones relacionadas con el contrato.
|
Proceso
12.4
Cerrar
las Adquisiciones
|
2. Actualizaciones a los Activos de los Procesos de la
Organización
|
Entre
los elementos de los activos de los procesos de la organización que pueden
actualizarse, se encuentran:
· Correspondencia. Los
términos y condiciones del contrato a menudo requieren la documentación por
escrito de ciertos aspectos de las comunicaciones entre el comprador y el
vendedor, tales como la necesidad de advertencias en caso de desempeño poco
satisfactorio y las solicitudes de cambio o de aclaraciones del contrato.
Esto puede incluir los resultados informados de las auditorías e inspecciones
realizadas por el comprador que indican las debilidades que el vendedor debe
corregir. Además de los requisitos específicos del contrato relativos a la
documentación, ambas partes llevan un registro por escrito completo y exacto
de todas las comunicaciones contractuales escritas y orales, así como de las
medidas y decisiones implementadas.
· Cronogramas y
solicitudes de pago. Todos los pagos deben efectuarse en conformidad con los
términos y condiciones del contrato de adquisición.
· Documentación sobre
la evaluación del desempeño del vendedor. La documentación sobre la
evaluación del desempeño del vendedor es elaborada por el comprador. Dichas
evaluaciones del desempeño documentan la capacidad del vendedor para seguir
realizando el trabajo del contrato actual, indican si el vendedor puede ser
autorizado a realizar trabajos en proyectos futuros o califican el desempeño
del vendedor en el trabajo del proyecto. Estos documentos pueden constituir
la base para la finalización anticipada del contrato del vendedor o para
determinar cómo se administran las sanciones, honorarios o incentivos del
contrato. Los resultados de estas evaluaciones del desempeño también pueden
incluirse en las listas apropiadas de vendedores calificados (Proceso 12.2
Sección 12.2.1.4).
|
Empresa/Organización
|
3. Solicitudes de Cambio
|
El
proceso Administrar las Adquisiciones puede generar solicitudes de cambio al
plan para la dirección del proyecto, sus planes subsidiarios y otros
componentes, tales como la línea base de costos, el cronograma del proyecto (Proceso
6.5) y el plan de gestión de las adquisiciones (Proceso 12.1). Las
solicitudes de cambio se procesan para su revisión y aprobación por medio del
proceso Realizar el Control Integrado de Cambios (Proceso 4.5).
Los
cambios solicitados pero no resueltos pueden incluir instrucciones proporcionadas
por el comprador o medidas adoptadas por el vendedor, que la otra parte
considere un cambio constructivo en el contrato. Dado que algunos de estos
cambios constructivos pueden ser objetados por una de las partes y conducir a
una reclamación contra la otra parte, dichos cambios se identifican y
documentan de forma exclusiva por medio de la correspondencia del proyecto.
|
Proceso
4.5
Realizar
el Control Integrado de Cambios
|
4. Actualizaciones al Plan para la Dirección del Proyecto
|
Entre
los elementos del plan para la dirección del proyecto que pueden
actualizarse, se encuentran:
·
El
plan de gestión de las adquisiciones. El plan de gestión de las adquisiciones
(Proceso 12.1) se actualiza para reflejar las solicitudes de cambio aprobadas
que afectan la gestión de las adquisiciones, incluyendo los impactos en los
costos o los cronogramas.
·
La
línea base del cronograma. En el caso de que se produzcan retrasos que
afecten el desempeño general del proyecto, puede ser preciso actualizar la
línea base del cronograma para reflejar las expectativas actuales.
|
Proceso
4.2
Desarrollar el Plan para la Dirección del Proyecto
|
No hay comentarios.:
Publicar un comentario