En este foro, se deberá dar respuesta a dos interrogantes.
1. ¿Cómo debe ser la relación con la
alta gerencia durante la elaboración de la planificación del proyecto?
2. ¿Cuál es el modelo de
planificación ideal?.
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Respuestas:
1. ¿Cómo debe ser la relación con la
alta gerencia durante la elaboración de la planificación del proyecto?
La alta
gerencia de la organización es uno de los interesados más importantes del
proyecto, ya que tiene los dos atributos claves de un “stakeholder”: poder de
decisión e influencia. Por esta razón,
pienso que el equipo del proyecto encabezado por el gerente designado del
mismo, debe mantener una estrecha relación con la alta gerencia de la
organización a lo largo del ciclo de vida del proyecto, pero con especial
énfasis en la fase de planificación, ya que es aquí donde se modela el
proyecto, donde posteriormente surgen los éxitos o los fracasos del mismo. Por
ser la alta gerencia el nivel ejecutivo de la empresa, los elementos
informativos que le son suministrados por parte del equipo del proyecto, deben
ser sobre aspectos globales, sintetizados y preparados para la toma de
decisiones y aprobación, lo cual en mi criterio se logra básicamente a través
de la aplicación de los procesos de la Gestión de la Integración del Proyecto, ya
que estos permiten unificar, sintetizar y establecer las pautas para coordinar
de manera global todos aspectos claves de los cinco grupos de procesos.
Específicamente para el grupo de procesos de planificación, la alta gerencia
debe participar activamente en primer lugar, en el proceso 4.1 “Desarrollar
Acta de Constitución del Proyecto” autorizando formalmente el inicio del
proyecto y luego en el proceso 4.2 “Desarrollar el Plan para la Dirección del
Proyecto”, aportando juicio experto, revisando y aprobando el mencionado plan
que pasa a ser el plan maestro sobre el cual se ejecutará el proyecto. Este
plan abarca todos los planes subsidiarios de todas las demás áreas de
conocimiento: alcance, tiempo, costos, calidad, recursos humanos, comunicaciones,
riesgos, y adquisiciones, por lo que la alta gerencia debe estar en todo
momento, en conocimiento del mismo, y el
equipo del proyecto debe mantener informada a la alta gerencia sobre el
desarrollo del mencionado plan.
2.
¿Cuál es
el modelo de planificación ideal?.
El modelo ideal de planificación
es aquel que logra considerar los siguientes aspectos:
· El equilibrio perfecto entre las
tres variables fundamentales de todo proyecto: tiempo-costo-calidad en el marco del alcance del proyecto.
·
Sencillo en su estructuración y de
fácil comprensión
·
Fácil de actualizar a la hora de
incorporar cambios
· Indicadores apropiados para
garantizar un control idóneo y lograr que los reportes e informes sean útiles y
oportunos para la toma de decisiones
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